Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Verzicht, vereinfachte Erfassung, mit Vorlage

Für wen

Leitung Personal, Geschäftsführung und Treuhand in KMU mit 10 bis 200 Mitarbeitenden, die Arbeitszeiten erfassen, eine vereinfachte Erfassung einführen oder sich auf eine Kontrolle des Arbeitsinspektorats vorbereiten; Studierende als Nachschlagewerk

Zeitbedarf

1 Stunde für die Einteilung der Belegschaft, 30 Minuten pro Vereinbarung nach Art. 73b ArGV 1, danach 5 Minuten pro Person und Woche für die Erfassung

Rechtsgrundlage

Art. 3 Bst. d, 9, 10, 12, 13, 15, 15a, 41 und 46 ArG (SR 822.11); Art. 9, 13, 73, 73a und 73b ArGV 1 (SR 822.111); Art. 32b und 34a ArGV 2 (SR 822.112); Art. 22 UVV (SR 832.202); Art. 321c OR (SR 220); SECO, Wegleitung zum Arbeitsgesetz und zu den Verordnungen 1 und 2 (Februar 2026); SECO, Modalitäten der Arbeitszeiterfassung (2018); SECO, Checkliste Kontrolle der Arbeitszeiterfassung

Stand

Oktober 2026

Arbeitszeiterfassung ist die Pflicht des Arbeitgebers, für jede Person Verzeichnisse oder andere Unterlagen zu führen, aus denen die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit, ihre Lage sowie Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr hervorgehen (Art. 46 ArG; Art. 73 Abs. 1 Bst. c und e ArGV 1). Die Pflicht dient dem Vollzug der Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes und gilt für alle diesem Gesetz unterstellten Arbeitnehmenden; Ausnahmen sind der Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 und die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1.

Richtwerte: SECO, Wegleitung zu Art. 73a und 73b ArGV 1 (Februar 2016).

«Die Erfassungspflicht kam mit dem Stechuhr-Urteil.» Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und der Entscheid des deutschen Bundesarbeitsgerichts von 2022 gelten in der Schweiz nicht. Hier ist die Pflicht seit langem im Arbeitsgesetz verankert (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1); die Ausnahmen gelten seit dem 01.01.2016 (SECO, Flyer Arbeitszeiterfassung).

«Vertrauensarbeitszeit heisst: keine Erfassung.» Nein. Auch Gleitzeit und Jahresarbeitszeit entbinden nicht von der Aufzeichnung der individuell geleisteten Arbeitszeit (SECO, Wegleitung zu Art. 73 ArGV 1).

«Wer mehr als CHF 120’000 verdient, muss nichts erfassen.» Der Lohn allein genügt nicht. Ohne GAV, der den Verzicht vorsieht, gibt es keinen Verzicht (Art. 73a Abs. 1 ArGV 1).

«Kader ist vom Arbeitsgesetz ausgenommen.» Ausgenommen ist nur die höhere leitende Tätigkeit (Art. 3 Bst. d ArG), also wer über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt (Art. 9 ArGV 1). Titel, Lohn und Unterschriftsberechtigung reichen allein nicht; die Ausnahme ist eng auszulegen (SECO, Wegleitung zu Art. 9 ArGV 1).

«Überstunden und Überzeit sind dasselbe.» Überstunden liegen zwischen der vertraglichen und der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und richten sich nach dem Arbeitsvertrag (Art. 321c OR). Überzeit beginnt erst über 45 oder 50 Stunden pro Woche (Art. 12 ArG; SECO, Wegleitung zu Art. 12 ArG).

Erstellen Sie eine Liste aller Personen und ordnen Sie jede einer von vier Gruppen zu: höhere leitende Tätigkeit, Verzicht, vereinfachte Erfassung, systematische Erfassung. Beginnen Sie mit der engsten Gruppe. Höhere leitende Angestellte sind nur Personen, die nachhaltig auf Struktur, Geschäftsgang und Entwicklung des Betriebs oder eines Betriebsteils einwirken können; die Behörde beurteilt das im Einzelfall und unter Berücksichtigung der Betriebsgrösse (SECO, Wegleitung zu Art. 9 ArGV 1).

Halten Sie pro Person zusätzlich die Höchstarbeitszeit fest. 45 Stunden gelten für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, für Büropersonal, technische und andere Angestellte und für das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, 50 Stunden für alle übrigen (Art. 9 Abs. 1 ArG).

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Ein Metallbaubetrieb mit 38 Personen teilt ein: Inhaberin als höhere leitende Tätigkeit, zwei Projektleiter für die vereinfachte Erfassung, alle anderen systematisch. Büro und Technik fallen in die 45-Stunden-, die Werkstatt in die 50-Stunden-Kategorie. Arbeitet die Werkstatt in einem industriellen Betrieb, gilt auch dort die 45-Stunden-Grenze; klären Sie das im Zweifel mit dem Arbeitsinspektorat.

Für die Regelgruppe müssen die Unterlagen zeigen, wann die Person gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat (SECO, Modalitäten der Arbeitszeiterfassung). Pflicht sind die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Ausgleichs- und Überzeitarbeit und ihre Lage, Ruhe- und Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen, und Pausen ab 30 Minuten (Art. 73 Abs. 1 Bst. c bis e ArGV 1). Als Arbeitszeit zählt die Zeit, während der sich die Person zur Verfügung des Arbeitgebers halten muss; der Arbeitsweg zählt nicht (Art. 13 Abs. 1 ArGV 1).

Das Mittel wählen Sie selbst. Das SECO nennt Papier oder Tabelle, Badge-System, Smartphone, Hilfsdaten wie IT-Login und feste Arbeitszeit- oder Schichtpläne mit Erfassung der Abweichungen. Hilfsdaten dürfen Sie nur verwenden, wenn die Mitarbeitenden informiert sind, die Daten nicht anders genutzt werden und manuelle Nachträge möglich sind. Nur Absenzen zu erfassen, genügt nicht (SECO, Modalitäten). Zeiterfassungsdaten sind Personendaten; nehmen Sie sie ins Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten auf.

Tragen die Mitarbeitenden selbst ein, kontrollieren Sie die Einträge monatlich und zeichnen Sie sie ab.

Der Verzicht setzt fünf Dinge voraus. Erstens einen GAV, der von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet ist und den Verzicht vorsieht (Art. 73a Abs. 1 und 4 ArGV 1). Er muss nicht allgemeinverbindlich sein, Betrieb und Person müssen aber in seinen Geltungsbereich fallen (SECO, Wegleitung zu Art. 73a ArGV 1). Zweitens grosse Autonomie: Die Person setzt ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selbst fest (Abs. 1 Bst. a). Drittens ein Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni von mehr als CHF 120’000 (Abs. 1 Bst. b). Viertens eine schriftliche Einzelvereinbarung, die beide Seiten jährlich widerrufen können (Abs. 1 Bst. c und Abs. 3). Fünftens Massnahmen für Gesundheitsschutz und Ruhezeiten sowie eine interne Anlaufstelle für Fragen zur Arbeitszeit im GAV (Abs. 4).

Massgebend ist der AHV-pflichtige Lohn des Vorjahres mit Boni, ohne Sozialzulagen, bei Neueintritt der Vertragslohn; bei Teilzeit reduziert sich der Betrag anteilsmässig (SECO, Wegleitung zu Art. 73a). Der Betrag folgt dem Höchstbetrag des versicherten Verdienstes in der Unfallversicherung (Abs. 2). Dieser liegt seit 2016 bei CHF 148’200 (Art. 22 Abs. 1 UVV); für 2027 ist keine Änderung beschlossen (siehe AHV- und BVG-Grenzwerte 2027).

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Eine Projektleiterin mit 60 % Pensum verdient CHF 80’000. Die anteilige Schwelle beträgt CHF 120’000 × 60 % = CHF 72’000. Ohne GAV hilft das nicht: Es bleibt nur die vereinfachte Erfassung. Bei Neueintritt zählen variable Lohnteile nur, soweit sie nach betrieblicher Usanz Ende Jahr tatsächlich ausbezahlt werden (SECO, Wegleitung zu Art. 73a). Ein vertraglicher 13. Monatslohn gehört zum AHV-pflichtigen Lohn (BSV, Wegleitung über den massgebenden Lohn, Rz 2001 f.).

Für Personen, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können, darf nur die tägliche Arbeitszeit erfasst werden (Art. 73b Abs. 1 ArGV 1). Der Richtwert des SECO: mindestens ein Viertel der Arbeitszeit ist frei bestimmbar. Flexible Arbeitszeiten allein genügen nicht (SECO, Wegleitung zu Art. 73b ArGV 1). Bei Nacht- und Sonntagsarbeit dokumentieren Sie zusätzlich Anfang und Ende.

Es gibt zwei Wege. Kollektiv vereinbart die Arbeitnehmervertretung des Betriebs oder der Branche mit dem Arbeitgeber, wo keine besteht die Mehrheit der Arbeitnehmenden. Die Vereinbarung legt fest, für welche Kategorien sie gilt, welche besonderen Bestimmungen die Arbeits- und Ruhezeiten sichern und mit welchem paritätischen Verfahren die Einhaltung überprüft wird (Abs. 1 und 2). Als Massnahmen nennt das SECO etwa gesperrten Mailverkehr in der Nacht und am Sonntag oder einen späteren Arbeitsbeginn nach Auslandreisen.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden genügt eine schriftliche Einzelvereinbarung. Sie muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hinweisen, und jährlich ist ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren (Abs. 3). Gezählt werden Personen, nicht Stellenprozente; entliehene Arbeitskräfte zählen nicht (SECO, Wegleitung zu Art. 73b). Das SECO stellt Hinweise zu den Arbeits- und Ruhezeiten für die 45- und die 50-Stunden-Kategorie als Beilage bereit (SECO, Arbeitszeiterfassung).

Wer trotz Vereinbarung lückenlos erfassen will, darf das; Sie stellen dafür ein geeignetes Instrument bereit (Abs. 4).

Die Grenzen gelten für alle drei Erfassungsarten (SECO, Wegleitung zu Art. 73a). Die wöchentliche Höchstarbeitszeit bezieht sich auf die Kalenderwoche, auch bei Bandbreiten- und Jahresarbeitszeitmodellen (SECO, Wegleitung zu Art. 9 ArG). Überzeit ist nur ausnahmsweise zulässig, etwa bei Dringlichkeit, ausserordentlichem Arbeitsandrang, Inventar und Rechnungsabschluss (Art. 12 Abs. 1 ArG), höchstens 2 Stunden pro Tag und 170 oder 140 Stunden pro Kalenderjahr (Abs. 2). Kompensation unter dem Jahr reduziert die Jahressumme nicht (SECO, Wegleitung zu Art. 12).

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Ein Sachbearbeiter mit 42 Stunden Sollzeit arbeitet vom 11. bis 15.01.2027 je von 07:00 bis 17:30 mit einer Stunde Mittagspause, also 5 × 9,5 = 47,5 Stunden. Davon sind 3 Stunden Überstunden (42 bis 45 Stunden) und 2,5 Stunden Überzeit (über 45 Stunden). Einen gesetzlichen Zuschlag von 25 % schuldet der Betrieb für Büropersonal erst, wenn die Überzeit 60 Stunden im Kalenderjahr übersteigt; mit seinem Einverständnis kann sie durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen werden (Art. 13 ArG). Die Pause von einer Stunde erfüllt die Mindestpause bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 Abs. 1 Bst. c ArG).

Prüfen Sie zudem den Tageszeitraum von 14 Stunden inklusive Pausen und Überzeit (Art. 10 Abs. 3 ArG) und die Ruhezeit von 11 Stunden (Art. 15a ArG). Endet die Arbeit um 21:30 und beginnt am nächsten Tag um 07:00, bleiben 9,5 Stunden: zulässig einmal pro Woche, wenn im Schnitt von zwei Wochen 11 Stunden erreicht werden. Ruhezeiten dürfen nicht mit Geld abgegolten werden, ausser bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (SECO, Hinweis 45 h).

Bewahren Sie Zeiterfassung, Vereinbarungen und Protokolle mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit auf (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Bei elektronischer Erfassung müssen die Angaben während der ganzen Frist lesbar verfügbar sein (SECO, Wegleitung zu Art. 46 ArG). Bei einem Verzicht halten Sie GAV, Einzelvereinbarungen und ein Verzeichnis der betroffenen Personen mit ihrem Bruttojahreseinkommen bereit (Art. 73a Abs. 5 ArGV 1); nach dem SECO genügt die Bestätigung, dass die Lohnschwelle erreicht ist.

Kontrolliert wird kantonal. Der Vollzug des Gesetzes obliegt den Kantonen, die die Vollzugsbehörden bezeichnen; zuständig ist in der Regel der Standort des Betriebs (Art. 41 Abs. 1 ArG; SECO, Wegleitung zu Art. 41 ArG). Die Adressen aller kantonalen Arbeitsinspektorate führt das SECO (SECO, Kantonale Arbeitsinspektorate); im Kanton Zürich ist es das Arbeitsinspektorat des Amts für Wirtschaft (Kanton Zürich). Die Vollzugsorgane können auch weitere Unterlagen einsehen und zur Ermittlung mitnehmen (Art. 73 Abs. 3 ArGV 1). Gehen Sie vorab die Checkliste des SECO durch: Sie fragt unter anderem nach gültigen Vereinbarungen, Endjahresgesprächen, einem Instrument zur freiwilligen Erfassung und der Einhaltung der Überzeitgrenzen.

Stand 02.11.2026 ist keine Änderung von Art. 46 ArG oder Art. 73 bis 73b ArGV 1 beschlossen; die Änderungsliste der SECO-Wegleitung (Februar 2026) führt seit 2016 keine Anpassung dieser Artikel (SECO, Änderungsliste). Offen ist die Vorlage zur parlamentarischen Initiative 16.484 Burkart zur Arbeit im Homeoffice: Der Nationalrat hat sie am 23.09.2025 mit 119 zu 63 Stimmen angenommen, unter anderem mit einem Tageszeitraum von 17 statt 14 Stunden und 9 statt 11 Stunden Ruhezeit für Personen, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können (Parlament, 23.09.2025). Die Wirtschaftskommission des Ständerats hat sie am 13.10.2026 mit 7 zu 2 Stimmen bei 3 Enthaltungen gutgeheissen, die Regeln zur Sonntagsarbeit und zum Recht auf Nichterreichbarkeit aber gestrichen; der Ständerat berät in der Wintersession 2026 (WAK-S, 13.10.2026). Ob, wann und in welcher Form sie in Kraft tritt, ist offen.

Bereits in Kraft sind seit Juli 2023 Sonderregeln der ArGV 2 für Betriebe der Informations- und Kommunikationstechnologie (Art. 32b) sowie für Wirtschaftsprüfung, Treuhand und Steuerberatung (Art. 34a) (Bundesrat, 10.05.2023). Die Erfassungspflicht bleibt: Im Jahresarbeitszeitmodell für Treuhand und Wirtschaftsprüfung ist die tägliche Arbeitszeit zu erfassen, ein Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 ist dort ausgeschlossen (Art. 34a Abs. 3 Bst. f ArGV 2; SECO, Wegleitung zu Art. 34a ArGV 2).

Nur Absenzen erfassen. Wer nur Ferien und Krankheit erfasst, erfüllt die Pflicht nicht (SECO, Modalitäten).

Den Verzicht ohne GAV vereinbaren. Eine Einzelvereinbarung allein reicht nach Art. 73a ArGV 1 nicht, auch bei hohem Lohn.

Die vereinfachte Erfassung für alle einführen. Sie gilt nur für Personen mit namhafter Zeitautonomie, nicht für Schichtarbeit oder feste Präsenzzeiten.

Das Endjahresgespräch vergessen. Bei Einzelvereinbarungen ist es Pflicht und muss dokumentiert sein (Art. 73b Abs. 3 ArGV 1).

Überzeit mit Kompensation verrechnen. Freizeit unter dem Jahr reduziert die Jahressumme von 170 oder 140 Stunden nicht.

Bei der Abgrenzung der höheren leitenden Tätigkeit und bei Zweifeln an der 45- oder 50-Stunden-Kategorie hilft das kantonale Arbeitsinspektorat; es entscheidet in Zweifelsfällen. Einen Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 klären Sie mit den Sozialpartnern Ihres GAV oder dem Branchenverband. Vereinbarungen, Überstundenklauseln und Streit über geleistete Stunden prüft eine Anwältin oder ein Anwalt für Arbeitsrecht. Für Badge- und Logindaten ziehen Sie die Datenschutzverantwortliche bei.