Werkzeuge · Personal

Arbeitszeiterfassung: Excel-Vorlage und Vereinbarung Art. 73b ArGV 1

Die Excel-Vorlage erfasst die Arbeitszeit einer Person für ein ganzes Jahr, ein Blatt pro Monat, und prüft Saldo, Überzeit pro Kalenderwoche, Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitsgesetz. Die Word-Vorlage enthält die Vereinbarung über die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV 1 für Schweizer KMU, als Einzel- und als Kollektivvereinbarung.

Download

XLSX

Excel-Vorlage

Stand Oktober 2026 · Grundlage: Art. 46 ArG, Art. 73, 73a und 73b ArGV 1, Art. 9, 12, 13, 15 und 15a ArG · kostenlos, ohne Anmeldung

Kostenlos herunterladen

DOCX

Vereinbarung vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Word-Vorlage nach Art. 73b ArGV 1: Einzel- und Kollektivvereinbarung, Protokoll Endjahresgespräch und Prüfliste.

Kostenlos herunterladen

SKILL

KI-Skill

Der KI-Skill teilt Ihre Belegschaft in die Erfassungsarten ein, nennt die nötigen Vereinbarungen und prüft eine erfasste Woche auf Höchstarbeitszeit, Überzeit, Pausen und Ruhezeiten. Für Microsoft 365 Copilot, ChatGPT und Claude.

Skill herunterladen

Was in der Vorlage steckt

  • Das Blatt Anleitung erklärt sechs Arbeitsschritte, die Zählweise pro Kalenderwoche und zwölf Regeln mit Fundstellen aus Arbeitsgesetz, ArGV 1 und SECO-Hinweisen.
  • Im Blatt Person legen Sie Jahr, Höchstarbeitszeit 45 oder 50 Stunden, Erfassungsart, Sollzeit, Pensum und Saldo aus dem Vorjahr fest; die Sollstunden pro Wochentag sind anpassbar.
  • Je ein Blatt pro Monat erfasst Beginn, Pause, Ende und weitere Pausen oder bei vereinfachter Erfassung das Tagestotal, dazu Absenzen mit Auswahlliste.
  • Pro Tag rechnet die Vorlage Arbeitszeit, Soll, Gutschrift, Saldo, Pausen, Tageszeitraum und Ruhezeit zum Vortag, auch bei Nachtschichten und über Monatsgrenzen.
  • Die Spalte Hinweis meldet zu kurze Pausen, mehr als 14 Stunden Tageszeitraum, weniger als 11 Stunden Ruhezeit, mehr als 6 Arbeitstage in Folge sowie Nacht- und Sonntagsarbeit.
  • Die Wochentabelle summiert jede Kalenderwoche über Monatsgrenzen und weist Überzeit über 45 oder 50 Stunden aus; die Monatsauswertung zeigt Saldo, Überzeit im Jahr gegen 170 oder 140 Stunden und zuschlagspflichtige Überzeit.
  • Das Blatt Jahr fasst alle Monate mit Saldo, Überzeit und Kontrollvermerk zusammen.
  • Die Word-Vorlage enthält Anleitung, Einzelvereinbarung für Betriebe unter 50 Arbeitnehmenden, Kollektivvereinbarung, Protokoll für das Endjahresgespräch, Kurzfassung der Arbeits- und Ruhezeiten und eine Prüfliste mit zehn Punkten vor einer Kontrolle.

So setzen Sie die Vorlage ein

  1. Einteilen. Ordnen Sie jede Person ein: höhere leitende Tätigkeit, Verzicht (nur mit GAV), vereinfachte oder systematische Erfassung, und bestimmen Sie die Höchstarbeitszeit 45 oder 50 Stunden.
  2. Vereinbaren. Für die vereinfachte Erfassung schliessen Sie mit der Word-Vorlage die Einzel- oder Kollektivvereinbarung ab und legen den Hinweis auf die Arbeits- und Ruhezeiten bei.
  3. Erfassen. Legen Sie pro Person eine Excel-Datei an, füllen Sie das Blatt Person aus und lassen Sie die Tage täglich oder wöchentlich eintragen.
  4. Prüfen. Sehen Sie monatlich die Hinweise, die Wochentabelle und die Monatsauswertung durch und bestätigen Sie die Kontrolle mit Datum und Visum.
  5. Aufbewahren. Schliessen Sie die Datei nach Jahresende ab und bewahren Sie sie mit Vereinbarungen und Protokollen der Endjahresgespräche mindestens fünf Jahre auf.

Häufige Fehler

  • Nur Absenzen erfassen: Das genügt nicht, die Unterlagen müssen zeigen, wann gearbeitet, Pausen bezogen und die Arbeit beendet wurde (SECO, Modalitäten der Arbeitszeiterfassung).
  • Die vereinfachte Erfassung ohne Vereinbarung oder für Personen ohne namhafte Zeitautonomie einführen: Art. 73b ArGV 1 verlangt beides, unter 50 Personen zusätzlich ein jährliches Endjahresgespräch.
  • Überzeit mit Freizeit verrechnen und die Jahresgrenze aus den Augen verlieren: Kompensation unter dem Jahr senkt die Summe von 170 oder 140 Stunden nicht.
AnleitungArbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Verzicht, vereinfachte Erfassung, mit VorlageDie ganze Anleitung mit Fristen, Beispielen und Quellen.KI-SkillDie Vorlage mit KI ausfüllenLaden Sie den Skill oben herunter und fügen Sie ihn in Copilot, ChatGPT oder Claude hinzu. Er führt durch die Schritte und prüft nach Schweizer Regeln.WerkzeugeAlle VorlagenKostenlose Vorlagen und Rechner für Finanzen, Einkauf, IT, Personal, Vertrieb, Recht und Steuern.

Grundlage und Stand

Der Arbeitgeber muss Verzeichnisse über die geleistete Arbeitszeit, ihre Lage und Pausen ab 30 Minuten führen und mindestens fünf Jahre aufbewahren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Ausnahmen sind der Verzicht mit GAV und Lohn über CHF 120’000 (Art. 73a ArGV 1) und die vereinfachte Erfassung nach Vereinbarung (Art. 73b ArGV 1); Höchstarbeitszeit, Überzeit, Pausen und Ruhezeiten nach Art. 9 bis 15a ArG gelten immer. Stand Oktober 2026, Quellen abgerufen am 31.10. und 02.11.2026.

Die Vorlage ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Beispielwerte sind als Beispiel markiert.

Häufige Fragen

Ja. Das Mittel wählt der Betrieb selbst; das SECO nennt ausdrücklich Papier oder eine Tabelle neben Badge-Systemen und Apps. Entscheidend ist, dass die Unterlagen zeigen, wann gearbeitet, Pausen bezogen und die Arbeit beendet wurde, und dass sie fünf Jahre verfügbar bleiben. Kontrollieren Sie die Einträge monatlich und zeichnen Sie sie ab.

Sie summiert die Arbeitszeit pro Kalenderwoche, auch wenn die Woche zwei Monate berührt, und zählt alles über 45 oder 50 Stunden als Überzeit. Die Monats- und Jahresauswertung vergleicht die Summe mit 170 oder 140 Stunden pro Kalenderjahr und zeigt, ab wann ein Zuschlag von 25 % geschuldet ist, für Büropersonal erst über 60 Stunden.

Wenn Personen, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen, nur das Tagestotal erfassen sollen. In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden genügt eine schriftliche Einzelvereinbarung mit Hinweis auf die Arbeits- und Ruhezeiten und einem jährlichen Endjahresgespräch; sonst braucht es eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder der Mehrheit.