Quellensteuer 2027 in der Lohnsoftware umstellen: Tarifdateien, Tessin, Kinderabzug

Für wen

Payroll-Verantwortliche, HR- und Finanzleitung in KMU mit quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden sowie Treuhänderinnen und Treuhänder mit Lohnmandaten

Zeitbedarf

4 bis 6 Stunden verteilt auf November 2026 bis Januar 2027, davon 2 Stunden für Prüfliste und Testlohnlauf

Rechtsgrundlage

Art. 85 DBG, ESTV-Kreisschreiben Nr. 45 vom 12.06.2019, ESTV-Rundschreiben Nr. 221 vom 20.10.2026, ESTV-Recordformat Quellensteuertarife ab 2027, kantonale Weisungen (z. B. ZStB 87.3 Kanton Zürich)

Stand

Oktober 2026

Die ESTV liefert die Tarife nicht als lesbare Tabellen, sondern als Dateien für den Import in Lohnbuchhaltungssysteme. Lesbare Tarife publizieren nur die kantonalen Steuerverwaltungen. Für den Inhalt der Dateien ist laut ESTV ausschliesslich die jeweilige kantonale Steuerbehörde zuständig.

Am 23.10.2026 hat die ESTV das Dokument «Aufbau und Recordformate der Quellensteuer-Tarife ab 2027» publiziert. Grund sind die vier neuen Tessiner Tarifcodes, die das bisherige Format (Version vom 1. Januar 2025) nicht enthält. Fragen Sie Ihren Anbieter deshalb jetzt schriftlich:

• Ab welchem Update liest die Software das Recordformat ab 2027?
• Lädt die Software die Tarifdateien selbst, oder importieren Sie sie manuell?
• Ist die Version Swissdec-zertifiziert und unterstützt sie die ELM-Version, die Sie brauchen?

Für Quellensteuer-Löhne ab 2026 ist laut Swissdec zwingend ELM 5.0 oder höher nötig. Beschäftigen Sie Grenzgänger, die Swissdec als «FR-Grenzgänger» führt, ist ab 2027 laut Swissdec mindestens ELM 5.3 obligatorisch.

Beispiel (fiktive Beispiel AG, Sitz Zürich, Filiale Lugano, 60 Mitarbeitende, davon 9 quellensteuerpflichtig): Der Anbieter bestätigt am 6. November 2026 das Update für den 7. Dezember. Die Payroll-Leiterin trägt Update, Import und Testlauf als feste Termine in den Aufgabenplan ein.

Quellensteuerpflichtig sind laut ESTV Personen mit steuerrechtlichem Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C sowie Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz, etwa Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Exportieren Sie aus der Lohnsoftware alle Personen mit Quellensteuerabzug. Ergänzen Sie für jede Person Arbeitskanton, Wohnsitzstaat, Bewilligung, Zivilstand, Erwerbstätigkeit des Ehegatten, Kinder, Konfession und den aktuellen Tarifcode.

Vergleichen Sie die Liste mit den Personalakten. Wer im Laufe des Jahres 2026 die Niederlassungsbewilligung C erhalten hat, gehört nicht mehr in die Liste. Wer neu eingetreten ist, muss drin sein. Im Kanton Zürich müssen Sie Neuanstellungen innert acht Tagen seit Stellenantritt melden (ZStB 87.3, Ziff. 28). Der Kanton Tessin verlangt die Meldung innert 8 Tagen, bei elektronischer Übermittlung innert 30 Tagen.

Arbeiten Mitarbeitende in mehreren Kantonen oder hat Ihre Firma Betriebe in mehreren Kantonen, führen Sie pro Kanton eine eigene Zeile. Swissdec weist darauf hin, dass SSL-Nummer und Buchungskreise für jeden Kanton separat zu ermitteln sind.

Beispiel: Die Beispiel AG findet neun Personen. Eine Mitarbeiterin hat seit Juni 2026 die Bewilligung C. Ihr Abzug hätte ab Juli 2026 entfallen müssen. Dieser Fehler ist unabhängig vom Jahreswechsel und wird in Schritt 7 korrigiert.

Der Tarifcode hat drei Teile: Tarifgruppe, Anzahl Kinder (0 bis 9) und Kirchensteuer (Y mit, N ohne). «C3N» bedeutet laut ESTV: verheiratet, Doppelverdiener, drei Kinder, ohne Kirchensteuer. Achtung: Ab 2027 ist Y im Tessin auch eine Tarifgruppe (erster Buchstabe), nicht nur das Kirchensteuerkennzeichen (letzter Buchstabe).

Kinder: Es zählen minderjährige Kinder und volljährige Kinder in Erstausbildung. Für volljährige Kinder verlangt das Kreisschreiben Nr. 45 einen Nachweis der Erstausbildung (Ziff. 4.7). Der Kanton Zürich hält fest, dass auch Kinder im Ausland abzugsberechtigt sind.

Kirchensteuer: Sie richtet sich nach kantonalem Recht (KS 45, Ziff. 4.8). Im Kanton Zürich sind Angehörige der römisch-katholischen, christkatholischen und evangelisch-reformierten Kirche kirchensteuerpflichtig.

Fehlen verlässliche Angaben, gilt für Ledige A0Y und für Verheiratete C0Y (KS 45, Ziff. 4.1). Änderungen wie Heirat oder Geburt wirken ab Beginn des Folgemonats.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit Tarifcode B1Y hat im September 2026 ein zweites Kind bekommen. Richtig ist ab Oktober 2026 B2Y. Seine Tochter wird im März 2027 volljährig; ab dann verlangen Sie den Ausbildungsnachweis.

Ab 1. Januar 2027 gelten ausschliesslich im Kanton Tessin zusätzlich die Tarifcodes W, X, Y und Z. Sie gelten laut ESTV für quellensteuerpflichtige Personen mit Wohnsitz im Ausland, die nicht in den Anwendungsbereich des Grenzgängerabkommens CH-IT fallen. W entspricht den Voraussetzungen von A, X von B, Y von C und Z von H.

Bisher galten für sie im Tessin die Tabellen A, B, C und H (Direttiva UIF 2025). Jede Person mit Arbeitsort Tessin und Wohnsitz im Ausland braucht deshalb vor dem Januarlohn eine bewusste Zuordnung.

Die Höhe der neuen Tarife zeigen erst die Tarifdateien im Dezember. Wie bisherige Grenzgänger unter der Übergangsregelung des Abkommens einzuordnen sind, sagt das Recordformat nicht. Klären Sie solche Fälle schriftlich mit der Divisione delle contribuzioni.

Das Tessin rechnet nach dem Jahresmodell ab (KS 45, Anhang III). Die Quartale I bis III melden Sie innert 10 Tagen nach Quartalsende, die Jahresabrechnung bis 31. Januar des Folgejahres.

Beispiel: In Lugano arbeitet eine ledige Mitarbeiterin, deren italienische Wohngemeinde nicht auf der ESTV-Liste der Gemeinden in der 20-km-Zone steht. Bisher A0N, ab Januar 2027 voraussichtlich W0N. Die Zuordnung lässt sich die Payroll-Leiterin vom Kanton bestätigen.

Die ESTV will die Tarifdateien für 2027 voraussichtlich im Dezember 2026 aufschalten. Es gibt eine Gesamtdatei für die Schweiz und eine Datei pro Kanton, benannt nach dem Muster «tarjjkt.zip» (jj für das Jahr, kt für den Kanton). Die Zürcher Datei für 2027 wird demnach «tar27zh.zip» heissen.

Rechnen Sie nicht damit, dass alle Kantone am selben Tag liefern. Die Dateien 2026 erschienen zwischen dem 3.12.2025 und dem 8.1.2026 (Uri). Die Gesamtdatei und die Aargauer Datei tragen das Datum 04.03.2026, wurden also während des Jahres neu publiziert.

So prüfen Sie den Import:

1. Notieren Sie pro Kanton das Datum der Datei laut ESTV-Seite und das Importdatum.
2. Kontrollieren Sie, ob die Software für jeden Ihrer Kantone Tarife 2027 enthält.
3. Für Tessiner Mitarbeitende: Sind die Codes W, X, Y und Z auswählbar?
4. Prüfen Sie im Lauf des Jahres 2027 periodisch, ob eine Datei ein neueres Datum trägt.

Beispiel (angenommene Daten): Die Beispiel AG importiert am 8. Januar 2027 die Dateien für Zürich und Tessin. Die Zürcher Datei datiert vom 10. Dezember 2026, die Tessiner vom 4. Dezember 2026. Beides steht im Importprotokoll der Vorlage.

Rechnen Sie den Januarlohn 2027 als Simulation, bevor Sie ihn freigeben. Vergleichen Sie für jede quellensteuerpflichtige Person den Abzug mit dem lesbaren Tarif des Kantons. Kantonale Tarifrechner wie jener des Kantons Zürich helfen bei der Einstufung, sind aber laut Zürich nicht rechtsverbindlich.

Achten Sie auf drei Punkte:

• Tarifcode im Testlauf gleich wie in Ihrer Prüfliste aus Schritt 3?
• Jahr des Tarifs: Wird der Januarlohn mit Tarif 2027 berechnet?
• Tarif C: Der Bund berücksichtigt für die Satzbestimmung höchstens den Medianwert von CHF 5’925 pro Monat als Einkommen des anderen Ehegatten. Die Kantone sind bei diesem Wert frei. Die Software muss den kantonalen Wert aus der Datei verwenden.

Prüfen Sie auch Sonderfälle. Massgebend sind die Verhältnisse im Zeitpunkt der Fälligkeit der Leistung, und der 13. Monatslohn wird grundsätzlich im Monat der Auszahlung besteuert (KS 45, Ziff. 6.2). Wie Ihre Software Nachzahlungen für 2026 behandelt, die erst 2027 ausbezahlt werden, klären Sie mit dem Anbieter.

Beispiel: Im Testlauf zeigt eine Person A0Y statt A0N. Ursache: Die Konfession war nie erfasst, die Software setzte die Rückfalllösung. Die Payroll-Leiterin holt die Angabe ein und korrigiert vor dem echten Lauf.

Die Abrechnung über ELM verlangt eine Swissdec-zertifizierte Software und pro Kanton eine SSL- oder Arbeitgebernummer. Im Kanton Zürich erfolgt die ELM-Abrechnung monatlich. Die Übermittlung wird pro Kanton quittiert. Prüfen Sie nach jedem Versand, ob alle Quittungen da sind.

Fristen am Beispiel Zürich: Die Abrechnung müssen Sie innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einreichen. Für Dezember 2026 ist das der 30. Januar 2027, für Januar 2027 der 2. März 2027. Im Tessin gilt für die Jahresabrechnung 2026 der 31. Januar 2027.

Korrekturen: Wer über ELM abrechnet, korrigiert nach den Swissdec-Richtlinien in der Abrechnung des Folgemonats. Fehler bei Bruttolohn oder Tarif können Sie im Kanton Zürich bis 31. März des Folgejahres korrigieren. Für 2026 ist das der 31. März 2027.

Die Bezugsprovision beträgt im Kanton Zürich 2 Prozent der Quellensteuer, im Tessin 1,50 Prozent. Zürich kann sie bei Verletzung von Mitwirkungspflichten kürzen oder streichen. Für zu wenig abgezogene Quellensteuer haftet der Arbeitgeber verschuldensunabhängig.

Beispiel: Für die Mitarbeiterin mit Bewilligung C aus Schritt 2 erfasst die Beispiel AG die Korrektur für Juli bis Dezember 2026 noch vor dem 31. März 2027.

Alte Software, neue Codes. Ohne Update für das Recordformat ab 2027 fehlen die Tessiner Codes W bis Z. Der Import kann scheitern oder die Fälle bleiben falsch eingestuft.

Datei importiert, Mitarbeitende nicht geprüft. Die neuen Tarife helfen nichts, wenn der Tarifcode falsch ist. Geburt, Heirat, Scheidung oder Kirchenaustritt gehen im Alltag oft unter.

Kinderabzug selbst rechnen. Die CHF 264 pro Kind sind ein Wert des Bundes, und sie gelten pro Jahr, nicht pro Monat. Sie ziehen ihn nicht manuell ab, sondern pflegen die Kinderzahl im Tarifcode.

Rückfallcode übersehen. A0Y und C0Y sind für Personen gedacht, die ihre Verhältnisse nicht zuverlässig ausweisen. Taucht ein solcher Code bei vielen Personen auf, fehlen meist Stammdaten.

Bewilligung C nicht nachgeführt. Wer die Niederlassung erhält, fällt aus der Quellensteuer. Ein weiterlaufender Abzug muss korrigiert werden.

Bei unklaren Tessiner Fällen, Grenzgängern mit Homeoffice-Tagen, Mitarbeitenden mit Einkünften in mehreren Kantonen oder Verwaltungsratshonoraren wenden Sie sich an die Quellensteuerabteilung des zuständigen Kantons oder an eine Treuhänderin oder einen Treuhänder mit Lohnmandaten. Technische Fragen zu Import und ELM klärt der Softwareanbieter. Der Kanton Zürich hat für ELM einen eigenen Support (swissdec@ksta.zh.ch). Haben sich über mehrere Monate falsche Abzüge angesammelt, lassen Sie die Korrektur vor dem 31. März fachlich prüfen.