Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben, MWST und QR-Rechnung, mit Vorlage

Für wen

Leitung Finanzen, Debitorenbuchhaltung, Geschäftsführung und Treuhand in KMU mit 10 bis 200 Mitarbeitenden sowie Gründerinnen und Gründer, die ihre Rechnungsvorlage prüfen oder neu aufsetzen

Zeitbedarf

30 Minuten für die Prüfung der bestehenden Vorlage, 1 Stunde für das Aufsetzen mit der Word- oder Excel-Vorlage

Rechtsgrundlage

Art. 11, 75, 77, 78, 102, 104, 954a, 957a und 958f OR (SR 220); BGE 116 II 441; Art. 3 Bst. k, 10, 11, 24, 25, 26, 27, 42, 70 und 81 MWSTG (SR 641.20); Art. 45 und 57 MWSTV (SR 641.201); Art. 3 und 9 GeBüV (SR 221.431); ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung; SIX, Implementation Guidelines QR-Rechnung Version 2.4

Stand

Oktober 2026

Das Obligationenrecht definiert die Rechnung nicht; nach Schweizer Mehrwertsteuerrecht ist sie jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (Art. 3 Bst. k MWSTG). Auch Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften können deshalb Rechnungen sein, und für sie gelten die Anforderungen von Art. 26 MWSTG (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.1).

Die Zeile zur unberechtigt ausgewiesenen Steuer stützt sich auf Art. 27 Abs. 2 MWSTG. Dieselbe Sperre wie für Nichtpflichtige gilt für Leistungen im Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

«Kleinunternehmerregelung nach § 19». Das MWSTG verwendet diesen Begriff nicht, es spricht von der Befreiung von der Steuerpflicht. Befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100’000 Umsatz aus nicht von der Steuer ausgenommenen Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Auf die Befreiung können Sie verzichten (Art. 11 Abs. 1 MWSTG). Einen Pflichtvermerk für befreite Unternehmen nennt das MWSTG nicht; entscheidend ist, dass keine Steuer erscheint (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

«Die Rechnungsnummer ist Pflicht». Art. 26 MWSTG nennt keine Rechnungsnummer, auch die ESTV führt sie nicht als Element auf (MWST-Info 16, Ziff. 2.2). Eine fortlaufende Nummer ist trotzdem gute Praxis, weil jeder Buchungsbeleg den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen muss (Art. 957a Abs. 3 OR).

«Die Steuernummer gehört auf die Rechnung». In der Schweiz zählt die MWST-Nummer: die UID mit dem Zusatz «MWST», also CHE-123.456.789 MWST. TVA und IVA sind zulässig, die englische Abkürzung VAT nicht (ESTV, UID).

«7 und 19 Prozent». Das sind deutsche Sätze. In der Schweiz gelten 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz und 3,8 % Sondersatz für Beherbergung (Art. 25 MWSTG).

Klären Sie zuerst, in welche von drei Gruppen Ihr Unternehmen fällt. Davon hängt ab, was auf der Rechnung stehen darf.

Sind Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen und rechnen effektiv ab, zeigen Sie Satz und Steuerbetrag. Rechnen Sie mit Saldosteuersätzen ab, gilt auf der Rechnung trotzdem der gesetzliche Satz. Die ESTV nennt das Beispiel eines Architekten: Er weist «nicht den SSS, sondern den gesetzlichen Steuersatz von 8,1 % aus» (ESTV, Saldosteuersätze). Der Saldosteuersatz dient nur der Abrechnung mit der ESTV. Welche Methode sich lohnt, zeigt der Beitrag Saldosteuersatz oder effektive Methode.

Sind Sie wegen eines Umsatzes unter CHF 100’000 befreit, darf die Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Weisen Sie trotzdem MWST aus, schulden Sie den Betrag, es sei denn, Sie korrigieren die Rechnung oder machen glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

Beispiel (fiktiv): Eine Grafikerin startet im Januar und erwartet CHF 70’000 Umsatz. Sie ist befreit und stellt Rechnungen ohne MWST. Verzichtet sie auf die Befreiung (Art. 11 Abs. 1 MWSTG), wechselt sie auf die Vorlage mit MWST.

Art. 954a Abs. 1 OR verlangt auf Rechnungen die im Handelsregister eingetragene Firma oder den eingetragenen Namen vollständig und unverändert. Kurzbezeichnungen, Logos und Enseignes dürfen Sie zusätzlich verwenden (Art. 954a Abs. 2 OR). Steht im Register «Beispiel Technik GmbH», genügt «Beispiel Technik» allein nicht.

Für die MWST braucht es Namen und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis auf den Registereintrag und die MWST-Nummer (Art. 26 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Vom Empfänger genügen Name und Ort (Bst. b). Die volle Postadresse verlangt das MWSTG nicht, der QR-Zahlteil aber schon (Schritt 6).

Die Parteien müssen eindeutig identifizierbar sein; die ESTV akzeptiert auch Enseignes wie «Restaurant Rössli» (MWST-Info 16, Ziff. 2.3). Stellt nicht der Leistungserbringer, sondern der Empfänger das Dokument aus (Gutschrift), nennen Sie den Gutschriftsempfänger mit allen nötigen Angaben und am besten seiner MWST-Nummer (Ziff. 2.3).

Beispiel (fiktiv): Absender «Beispiel Technik GmbH, Musterweg 1, 8000 Zürich, CHE-123.456.789 MWST»; Empfänger «Kundin Beispiel AG, Musterplatz 2, 3000 Bern».

Beschreiben Sie Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Art. 26 Abs. 2 Bst. d MWSTG): nicht «Beratung», sondern «Beratung Umstellung Buchhaltung, 12 Stunden, Oktober 2026».

Das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum nennen Sie, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht (Bst. c). Für den Steuersatz zählt der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum (ESTV, MWST-Info 19). Das wird wichtig, falls die Sätze ab 2028 steigen; Abonnemente und Wartungsverträge über einen Stichtag müssen Sie dann aufteilen (MWST-Erhöhung 2028: Verträge vorbereiten).

Die Rechnungsnummer ist keine gesetzliche Pflicht. Vergeben Sie trotzdem eine eindeutige, fortlaufende Nummer pro Rechnung. Sie verbindet Rechnung, Buchung, Zahlung und Mahnung und erfüllt so den Zweck des Buchungsbelegs nach Art. 957a Abs. 3 OR. Ergänzen Sie die Bestellreferenz, wenn der Kunde sie verlangt.

Gemischte Leistungen trennen Sie nach Satz. Unterliegen selbständige Leistungen unterschiedlichen Sätzen, «sind deshalb immer gesondert auszuweisen»; die ESTV empfiehlt, die Positionen nach Steuersatz zu gruppieren (MWST-Info 16, Ziff. 2.3 und 2.4.2).

Weisen Sie das Entgelt aus (Bst. e) und pro Satz den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag (Bst. f). Nennen Sie Preise inklusive Steuer, genügt die Angabe des Satzes (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG). Zeigen Sie den Betrag trotzdem; das erleichtert Ihrem Kunden die Buchung der Vorsteuer.

Die Sätze stehen in Art. 25 MWSTG: 8,1 % für die meisten Leistungen, 2,6 % unter anderem für Bücher und Zeitungen ohne Reklamecharakter (Abs. 2 Bst. a Ziff. 9), 3,8 % für Beherbergung. Am 29.11.2026 stimmt die Schweiz über eine Erhöhung ab, die frühestens Anfang 2028 in Kraft treten kann (Bundesrat): Normalsatz plus 0,4 Prozentpunkte auf 8,5 %, Beherbergung plus 0,2 auf 4,0 %, der reduzierte Satz bleibt bei 2,6 % (BSV). Führen Sie den Satz in der Vorlage als Parameter.

Rabatte ziehen Sie vor der Steuer ab. Die Steuer wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet (Art. 24 Abs. 1 MWSTG); Rabatte und Skonti sind Entgeltsminderungen (MWST-Info 16, Ziff. 1.2.2).

Fakturieren Sie in Euro oder einer anderen Fremdwährung, rechnen Sie das Entgelt für die Abrechnung im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung in Franken um, wahlweise zum Monatsmittelkurs oder zum Tageskurs Devisen Verkauf der ESTV. Die gewählte Methode behalten Sie mindestens eine Steuerperiode bei (Art. 45 MWSTV; ESTV, Fremdwährungskurse).

Beispiel (fiktiv): Beratung 12 Stunden à CHF 150.00 = CHF 1’800.00, abzüglich 5 % Rabatt = CHF 1’710.00, MWST 8,1 % = CHF 138.51. Zwei Fachbücher à CHF 45.00 = CHF 90.00, MWST 2,6 % = CHF 2.34. Total CHF 1’940.85.

Eine gesetzliche Standardfrist gibt es nicht. Ist die Zeit weder durch Vertrag noch durch die Natur des Rechtsverhältnisses bestimmt, kann die Erfüllung sogleich gefordert werden (Art. 75 OR). 30 Tage sind in der Praxis verbreitet, aber keine gesetzliche Vorgabe. Vereinbaren Sie die Frist deshalb in Offerte, Vertrag oder AGB und wiederholen Sie sie auf der Rechnung.

Die Frist nach Tagen endet am letzten Tag; der Tag des Vertragsschlusses zählt nicht mit (Art. 77 Abs. 1 Ziff. 1 OR). Fällt er auf einen Sonntag oder einen am Erfüllungsort staatlich anerkannten Feiertag, gilt der nächste Werktag (Art. 78 Abs. 1 OR). Nennen Sie auf der Rechnung deshalb ein Datum («zahlbar bis 02.12.2026») statt nur «30 Tage».

In Verzug kommt der Kunde durch Ihre Mahnung. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt er schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug (Art. 102 OR). Das Gesetz verlangt, dass der Verfalltag verabredet ist; ein vertraglich vereinbarter Termin genügt (BGE 116 II 441 E. 2a). Ob eine Frist, die nur einseitig auf der Rechnung steht, diese Voraussetzung erfüllt, hat das Bundesgericht, soweit ersichtlich, nicht entschieden. Sicher sind die Abrede in Offerte, Vertrag oder AGB oder die Mahnung. Ab Verzug schuldet der Kunde 5 % Verzugszins pro Jahr; ein vertraglich höherer Zins gilt auch im Verzug (Art. 104 Abs. 1 und 2 OR).

Bieten Sie Skonto an, nennen Sie Satz und Datum: «2 % Skonto bei Zahlung bis 12.11.2026». Zieht der Kunde ihn ab, sinkt Ihr Entgelt und damit die Steuer.

Beispiel (fiktiv): Rechnung vom 02.11.2026, 30 Tage vertraglich vereinbart, fällig am 02.12.2026. Zahlt der Kunde CHF 1’940.85 erst am 01.02.2027, schuldet er für 61 Tage CHF 16.22 Verzugszins (5 %, 365 Tage).

Der QR-Zahlteil ist der Teil der Rechnung, mit dem Ihr Kunde zahlt. Er hat das Format DIN A6 quer (148 × 105 mm), links daneben steht der Empfangsschein mit 62 × 105 mm, zusammen 210 × 105 mm (SIX, IG QR-Rechnung 2.4, Kap. 3.3). Der Zahlteil steht an der unteren Kante der Rechnung und muss sich auf Papier über eine Perforation abtrennen lassen (Kap. 3.1). Im PDF markieren Linien mit Scherensymbol oder dem Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» das Format (Kap. 3.7).

Gestalten Sie den Zahlteil nicht von Hand, sondern erzeugen Sie ihn mit Ihrer Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware. Für Kleinfirmen ohne Software listet SIX kostenlose Generatoren, ohne Gewähr, und bietet ein Validierungsportal an (SIX, QR-Rechnung).

Drei Regeln zählen: Die QR-IBAN gilt nur für Zahlungen in CHF und nur mit QR-Referenz. Als Währung sind nur CHF und EUR zugelassen. Unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen haben zusammen höchstens 140 Zeichen (IG 2.4, Kap. 2.10, 2.12.1, 3.5.4 und 4.2.2).

Im QR-Code ist seit November 2025 nur noch die strukturierte Adresse zugelassen; ab 14.11.2026 verlangen die Swiss Payment Standards 2026 auch in Zahlungsaufträgen die strukturierte oder hybride Adresse. Was Sie dafür im Stamm bereinigen, steht im Beitrag SPS 2026: strukturierte Adresse.

Papier-, PDF- und gescannte Rechnung sind für die MWST gleichgestellt (MWST-Info 16, Ziff. 2.2). Für den Nachweis gilt die freie Beweiswürdigung; Nachweise dürfen nicht ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängen (Art. 81 Abs. 3 MWSTG).

Fehler korrigieren Sie mit einem neuen, empfangsbedürftigen Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Ändern Sie eine versandte Rechnung nicht still im System; stellen Sie eine Gutschrift mit eigener Nummer aus.

Rechnungen sind Buchungsbelege. Sie bewahren sie 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf, auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, sofern sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR). Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Zulässig sind unveränderbare Informationsträger wie Papier oder unveränderbare Datenträger, veränderbare nur unter zusätzlichen Voraussetzungen wie Signatur und Zeitstempel (Art. 9 Abs. 1 GeBüV). Für die MWST gilt die Frist bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, also 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 MWSTG, Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Unterlagen zu Liegenschaften, die für Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch nötig sind, bewahren Sie nach Gesetz 20 Jahre auf (Art. 70 Abs. 3 MWSTG); die ESTV nennt in der MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2, 26 Jahre. Wer sichergehen will, hält sich an die längere Frist.

MWST ausweisen ohne Eintrag im Register. Die ausgewiesene Steuer ist geschuldet, ausser Sie korrigieren die Rechnung oder es entsteht kein Steuerausfall (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

Den Saldosteuersatz auf die Rechnung schreiben. Auf die Rechnung gehört der gesetzliche Satz, der Saldosteuersatz nur in die Abrechnung mit der ESTV.

Die Firma kürzen. Ein Logo oder eine Kurzform darf zusätzlich stehen, die eingetragene Firma muss vollständig erscheinen (Art. 954a OR).

Nur «30 Tage netto» schreiben. Ohne Abrede und ohne Datum ist unklar, ab wann Verzug besteht. Vereinbaren Sie die Frist und nennen Sie das Fälligkeitsdatum.

Ziehen Sie Ihre Treuhänderin bei, wenn Sie die Steuerpflicht erstmals prüfen, auf die Befreiung verzichten oder die Abrechnungsmethode wechseln, ebenso bei Leistungen ins Ausland, Rechnungen in Fremdwährung und Anzahlungen über einen möglichen Satzwechsel 2028. Fragen zum Steuerausweis können Sie auch direkt der ESTV stellen. Zahlt ein Kunde trotz Mahnung nicht, klären Sie das Vorgehen mit einer Juristin. Für den QR-Zahlteil sind Bank und Softwareanbieter zuständig.