Werkzeuge · Finanzen

Rechnungsvorlage Schweiz: Word und Excel mit MWST-Berechnung

Die Word-Vorlage enthält die Rechnung mit MWST und die Rechnung ohne MWST mit allen Pflichtangaben nach OR und Art. 26 MWSTG, einen Platzhalter für den QR-Zahlteil und eine annotierte Musterrechnung. Die Excel-Vorlage rechnet Positionen, Rabatt, MWST pro Satz, Skonto, Fälligkeit und Verzugszins für Schweizer KMU.

Download

DOCX

Word-Vorlage

Stand Oktober 2026 · Grundlage: Art. 26 und 27 MWSTG, Art. 954a, 102 und 104 OR · kostenlos, ohne Anmeldung

Kostenlos herunterladen

XLSX

Rechnungsvorlage mit MWST-Berechnung

Excel-Vorlage: Positionen, Rabatt, MWST pro Satz, Skonto, Fälligkeit, Verzugszins und Prüfliste, alles mit Formeln.

Kostenlos herunterladen

SKILL

KI-Skill

Der KI-Skill prüft eine Rechnung gegen OR und Art. 26 MWSTG, rechnet MWST pro Satz, Skonto und Verzugszins und entwirft eine korrekte Rechnung. Für Microsoft 365 Copilot, ChatGPT und Claude.

Skill herunterladen

Was in der Vorlage steckt

  • Die Word-Vorlage beginnt mit einer Anleitung in fünf Schritten, einer Tabelle, welche Variante für Ihren MWST-Status gilt, und den Pflichtangaben mit Fundstellen aus OR, MWSTG und MWSTV.
  • Teil A ist die Rechnung mit MWST: Briefkopf mit Firma und MWST-Nummer, Positionen mit Auswahlliste für den Satz, MWST pro Satz, Zahlungsbedingungen und ein gestrichelter Platzhalter für den QR-Zahlteil.
  • Teil B ist die Rechnung ohne MWST für befreite Unternehmen, ohne Satz, Steuerbetrag und MWST-Nummer, mit Hinweis zum freiwilligen Vermerk.
  • Teil C zeigt eine Musterrechnung mit fiktiven Werten, in der die Angaben (a) bis (f) nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG markiert und in einer Legende erklärt sind; Teil D ist eine Prüfliste mit 12 Punkten vor dem Versand.
  • Das Excel-Blatt Rechnung rechnet bis 15 Positionen mit Rabatt, Gesamtrabatt und MWST pro Satz für exklusive oder inklusive Preise, dazu Fälligkeit, Skonto und den Text der Zahlungsbedingungen.
  • Spalte J im Blatt Rechnung prüft das Format der MWST-Nummer, fehlende Pflichtangaben, MWST trotz Befreiung und eine Fälligkeit am Sonntag; das Blatt Prüfliste fasst 12 Prüfpunkte mit Status zusammen.
  • Das Blatt Verzugszins rechnet für bis 10 offene Rechnungen Zinstage und Zins zu 5 % oder zum höheren vertraglichen Satz, je nach Verfalltag oder Mahnung.
  • Das Blatt Parameter enthält die Sätze 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % mit Quelle, damit eine Änderung ab 2028 an einer Stelle erfolgt.

So setzen Sie die Vorlage ein

  1. MWST-Status klären. Wählen Sie Teil A, wenn Ihr Unternehmen im MWST-Register steht, auch bei Saldosteuersatz. Wählen Sie Teil B, wenn Sie befreit sind.
  2. Stammdaten einsetzen. Ersetzen Sie die Platzhalter im Briefkopf mit der Firma genau wie im Handelsregister, Ort und MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST.
  3. Positionen rechnen. Erfassen Sie die Positionen im Excel-Blatt Rechnung mit Menge, Preis, Rabatt und Satz und übertragen Sie Summen, Fälligkeit und Skonto in die Word-Rechnung.
  4. QR-Zahlteil anfügen. Ersetzen Sie den Platzhalter durch den QR-Zahlteil aus Ihrer Software und testen Sie die erste Rechnung im Validierungsportal von SIX.
  5. Prüfen und archivieren. Gehen Sie die Prüfliste durch, versenden Sie als PDF und bewahren Sie die Rechnung 10 Jahre unveränderbar auf.

Häufige Fehler

  • MWST ausweisen, ohne im MWST-Register eingetragen zu sein: Die ausgewiesene Steuer ist geschuldet, ausser die Rechnung wird korrigiert oder dem Bund entsteht kein Steuerausfall.
  • Bei Abrechnung mit Saldosteuersatz diesen Satz auf die Rechnung schreiben: Auf die Rechnung gehört der gesetzliche Satz, zum Beispiel 8,1 %.
  • Die Firma abkürzen: Auf Rechnungen muss die im Handelsregister eingetragene Firma vollständig und unverändert stehen, ein Logo oder eine Kurzform nur zusätzlich.
AnleitungRechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben, MWST und QR-Rechnung, mit VorlageDie ganze Anleitung mit Fristen, Beispielen und Quellen.KI-SkillDie Vorlage mit KI ausfüllenLaden Sie den Skill oben herunter und fügen Sie ihn in Copilot, ChatGPT oder Claude hinzu. Er führt durch die Schritte und prüft nach Schweizer Regeln.WerkzeugeAlle VorlagenKostenlose Vorlagen und Rechner für Finanzen, Einkauf, IT, Personal, Vertrieb, Recht und Steuern.

Grundlage und Stand

MWST-pflichtige Unternehmen stellen auf Verlangen eine Rechnung aus, die in der Regel Name und Ort beider Parteien, MWST-Nummer, Leistungsdatum, Art, Gegenstand und Umfang, Entgelt sowie Satz und Steuerbetrag enthält (Art. 26 MWSTG); wer nicht eingetragen ist, darf keine Steuer ausweisen (Art. 27 MWSTG). Firma nach Art. 954a OR, Verzug und Verzugszins von 5 % nach Art. 102 und 104 OR, Aufbewahrung 10 Jahre nach Art. 958f OR. Stand Oktober 2026, Quellen abgerufen am 27.10.2026.

Die Vorlage ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Beispielwerte sind als Beispiel markiert.

Häufige Fragen

Bei Unternehmen im Handelsregister die eingetragene Firma, vollständig und unverändert (Art. 954a OR). MWST-pflichtige Unternehmen nennen in der Regel Name und Ort beider Parteien, die MWST-Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn abweichend, Art, Gegenstand und Umfang, das Entgelt sowie Satz und Steuerbetrag (Art. 26 MWSTG). Kassenzettel bis CHF 400 brauchen keine Angaben zum Empfänger.

Nein. Weder Art. 26 MWSTG noch die MWST-Info 16 der ESTV nennen eine Rechnungsnummer. Sie ist aber gute Praxis, weil Buchungsbelege den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen müssen (Art. 957a Abs. 3 OR). Eine eindeutige, fortlaufende Nummer verbindet Rechnung, Zahlung, Mahnung und Korrektur. Beide Vorlagen enthalten ein Feld dafür.

Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr, ein vertraglich höherer Satz gilt auch im Verzug (Art. 104 OR). In Verzug kommt der Kunde mit Ihrer Mahnung oder mit Ablauf eines verabredeten Verfalltags (Art. 102 OR). Eine gesetzliche Standardfrist gibt es nicht. Das Excel-Blatt Verzugszins rechnet Tage und Zins pro Rechnung.