Mahnung, Betreibung, Rechtsöffnung: so treiben Schweizer KMU offene Rechnungen ein, mit Vorlagen

Für wen

Leitung Finanzen, Debitorenbuchhaltung, Geschäftsführung und Treuhand in KMU mit 10 bis 200 Mitarbeitenden, die offene Rechnungen selbst mahnen und betreiben; Studierende als Nachschlagewerk

Zeitbedarf

15 Minuten pro Mahnlauf mit den Word-Vorlagen, 20 Minuten für ein Betreibungsbegehren, laufend 5 Minuten pro Woche für die Fristenkontrolle in der Excel-Übersicht

Rechtsgrundlage

Art. 14, 85, 102 bis 106, 127, 128, 130, 135, 137 und 138 OR (SR 220); Art. 8a, 27, 31, 38, 39, 42, 46, 56, 63, 67 bis 69, 74, 75, 79 bis 84, 88, 89, 116, 149, 149a, 159, 166 und 169 SchKG (SR 281.1); Art. 12a, 13, 16 und 48 GebV SchKG (SR 281.35); Art. 142, 145 und 251 ZPO (SR 272); BGE 136 III 627, 139 III 195, 145 III 20; BGer 5A_746/2015

Stand

Oktober 2026

Die Mahnung ist die Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen; sie setzt ihn in Verzug, sofern kein Verfalltag verabredet war (Art. 102 OR). Die Betreibung ist das staatliche Verfahren zur Vollstreckung von Geldforderungen; sie beginnt mit der Zustellung des Zahlungsbefehls und wird durch Pfändung, Pfandverwertung oder Konkurs fortgesetzt (Art. 38 SchKG). Die Rechtsöffnung ist der Gerichtsentscheid, der einen Rechtsvorschlag des Schuldners beseitigt (Art. 80 und 82 SchKG).

«Wir beantragen einen Mahnbescheid.» Ein gerichtliches Mahnverfahren mit Mahnbescheid gibt es in der Schweiz nicht. Sie wenden sich an das Betreibungsamt, das die Forderung nicht prüft und den Zahlungsbefehl erlässt (Art. 69 Abs. 1 SchKG). Geprüft wird sie erst, wenn der Schuldner Rechtsvorschlag erhebt.

«Verzugszins ist Basiszins plus neun Prozentpunkte, dazu 40 Euro Pauschale.» In der Schweiz gelten 5 % pro Jahr, ausser der Vertrag sieht mehr vor (Art. 104 OR). Eine gesetzliche Pauschale gibt es nicht. Einen weiteren Schaden ersetzt der Schuldner nur, wenn Sie ihn nachweisen und er sich nicht entlasten kann (Art. 106 Abs. 1 OR).

«Wir müssen dreimal mahnen.» Eine Mahnung genügt für den Verzug; bei verabredetem Verfalltag braucht es keine (Art. 102 OR). Drei Stufen sind Kundenpflege, keine Pflicht.

«Inkassokosten zahlt der Schuldner.» Die Kosten einer Vertretung im Verfahren vor dem Betreibungsamt dürfen der Gegenpartei nicht überbunden werden (Art. 27 Abs. 2 SchKG). Der Schuldner trägt die Betreibungskosten, Sie schiessen sie vor (Art. 68 Abs. 1 SchKG).

«Die Betreibung bleibt sowieso im Register.» Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag und unternehmen Sie nichts, kann er nach drei Monaten verlangen, dass die Betreibung Dritten nicht mehr mitgeteilt wird (Art. 8a Abs. 3 Bst. d SchKG).

Prüfen Sie zuerst, ob die Forderung fällig ist und ab wann Verzug besteht. Wurde in Offerte, Vertrag oder AGB ein bestimmter Zahlungstermin verabredet, ist der Kunde mit Ablauf dieses Tages in Verzug, ohne dass Sie mahnen müssen (Art. 102 Abs. 2 OR). Ein vertraglich vereinbarter Termin genügt (BGE 116 II 441 E. 2a). Eine Frist, die nur einseitig auf der Rechnung steht, ist nach dem Wortlaut («verabredet») kein Verfalltag, solange der Kunde ihr nicht zugestimmt hat; ein Bundesgerichtsentscheid dazu fehlt; wie Sie Fristen auf der Rechnung sauber festlegen, steht im Beitrag Rechnung schreiben in der Schweiz. Ohne Verfalltag setzt erst Ihre Mahnung den Kunden in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR).

Ab Verzug laufen 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR). Zins auf Verzugszinsen dürfen Sie nicht rechnen (Art. 105 Abs. 3 OR). Zahlt der Kunde einen Teil, rechnen Sie ihn zuerst an rückständige Zinsen und Kosten an, erst dann ans Kapital (Art. 85 Abs. 1 OR).

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Rechnung über CHF 8’400.00, vertraglich zahlbar bis 30.09.2026. Bis 31.12.2026 laufen 92 Zinstage. Verzugszins: CHF 8’400.00 × 5 % × 92 / 365 = CHF 105.86. Die Forderung samt Zins beträgt damit CHF 8’505.86. Die Zählweise mit 365 Tagen ist eine Annahme der Redaktion; das Gesetz legt sie nicht fest.

Das Gesetz schreibt für die Mahnung keine Form und keine Zahl von Mahnungen vor. Aus Beweisgründen mahnen Sie schriftlich, mit Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und einer eindeutigen Aufforderung zur Zahlung bis zu einem Datum. Bewährt haben sich drei Stufen: eine freundliche Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit, eine Mahnung mit Fristansetzung und Hinweis auf den Verzugszins und eine letzte Mahnung, die die Betreibung ankündigt.

Mahngebühren dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vereinbart sind, etwa in den AGB. Das OR kennt keine gesetzliche Mahngebühr; es regelt den Verzugszins und den nachgewiesenen weiteren Schaden (Art. 104 und 106 OR).

Geben Sie in der letzten Mahnung eine kurze, konkrete Frist und nennen Sie das Betreibungsamt. Bieten Sie zugleich eine Abzahlung gegen Schuldanerkennung an (Schritt 3). Beispiel der Redaktion (fiktiv): Erinnerung am 07.10.2026, Mahnung am 14.10.2026 mit Frist bis 26.10.2026, letzte Mahnung am 27.10.2026 mit Frist bis 06.11.2026.

Die unterschriebene Schuldanerkennung ist Ihr stärkstes Mittel, bevor Sie betreiben. Sie ist Rechtsöffnungstitel: Erhebt der Kunde später Rechtsvorschlag, verlangen Sie damit die provisorische Rechtsöffnung, und der Richter erteilt sie, wenn der Kunde Einwendungen nicht sofort glaubhaft macht (Art. 82 Abs. 1 und 2 SchKG). Zudem beginnt mit einer durch Urkunde anerkannten Forderung eine neue Verjährungsfrist von stets zehn Jahren (Art. 137 Abs. 2 OR).

Damit sie trägt, muss daraus der vorbehalts- und bedingungslose Wille des Schuldners hervorgehen, eine bestimmte oder leicht bestimmbare Geldsumme zu zahlen (BGE 136 III 627 E. 2). Verweist die Unterschrift auf andere Schriftstücke, etwa eine Rechnungsliste, muss sie klar und unmittelbar darauf Bezug nehmen (E. 2). Die Summe muss schon bei der Unterzeichnung bestimmbar sein (BGer 5A_746/2015 E. 2). Ein zweiseitiger Vertrag genügt nur, wenn Sie Ihre eigene Leistung erbracht oder angeboten haben; bestreitet der Kunde das, müssen Sie es beweisen (BGE 145 III 20 E. 4.2).

Lassen Sie die Anerkennung von einer zeichnungsberechtigten Person unterschreiben. Eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Ihre eigene Rechnung ist keine Schuldanerkennung, weil der Kunde sie nicht unterschrieben hat.

Zahlt der Kunde nicht, stellen Sie das Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners; eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft betreiben Sie an ihrem Sitz (Art. 46 SchKG). Das zuständige Amt finden Sie über EasyGov. Das Begehren nennt Name und Wohnort von Gläubiger und Schuldner, die Forderung in Franken, bei Zins den Zinsfuss und den Tag, seit dem er läuft, sowie die Forderungsurkunde mit Datum oder den Grund der Forderung (Art. 67 Abs. 1 SchKG).

Verwenden Sie das Musterformular des Bundesamts für Justiz (Form. 1, BJ); es ist für Gläubiger nicht obligatorisch. Online füllen Sie es auf dem Betreibungsschalter aus. Gläubiger können Betreibungsbegehren auch elektronisch über den Verbund eSchKG übermitteln (BJ, Projekt eSchKG).

Die Gebühr für den Zahlungsbefehl richtet sich nach der Forderung und ist schweizweit gleich (Art. 16 Abs. 1 GebV SchKG); dazu kommen Auslagen wie Posttaxen (Art. 13 GebV SchKG). Sie schiessen die Kosten vor, der Schuldner trägt sie (Art. 68 SchKG). Beispiel (fiktiv): Für CHF 8’400.00 kostet der Zahlungsbefehl CHF 60. Prüfen Sie vorher mit einem Betreibungsregisterauszug, ob gegen den Kunden schon Betreibungen laufen; für Auskunft über Dritte brauchen Sie ein glaubhaftes Interesse (Art. 8a Abs. 1 und 2 SchKG; ch.ch, Betreibungsregisterauszug).

Nach dem Zahlungsbefehl hat der Schuldner 20 Tage, um zu zahlen, und 10 Tage, um Rechtsvorschlag zu erheben (Art. 69 Abs. 2 und Art. 74 Abs. 1 SchKG). Fristen beginnen am Tag nach der Zustellung; fällt das Ende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, gilt der nächste Werktag (Art. 31 SchKG; Art. 142 ZPO). Der Rechtsvorschlag braucht keine Begründung (Art. 75 Abs. 1 SchKG). Bestreitet der Schuldner nur einen Teil, muss er den Betrag angeben, sonst gilt die ganze Forderung als bestritten (Art. 74 Abs. 2 SchKG).

Mit Rechtsvorschlag steht die Betreibung still. Ihr Weg hängt vom Titel ab. Mit unterschriebener Schuldanerkennung verlangen Sie die provisorische, mit Urteil oder Verfügung die definitive Rechtsöffnung beim Richter des Betreibungsortes (Art. 80, 82 und 84 SchKG). Das Verfahren ist summarisch (Art. 251 Bst. a ZPO), die Gebühr richtet sich nach Art. 48 GebV SchKG (BGE 139 III 195 E. 4.2). Ohne Titel bleibt nur der ordentliche Prozess, an dessen Ende der Entscheid den Rechtsvorschlag ausdrücklich beseitigen muss (Art. 79 SchKG).

Nach der provisorischen Rechtsöffnung kann der Schuldner innert 20 Tagen auf Aberkennung klagen; tut er es nicht, wird die Rechtsöffnung definitiv (Art. 83 Abs. 2 und 3 SchKG).

Ohne Rechtsvorschlag stellen Sie das Fortsetzungsbegehren frühestens 20 Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls; das Recht erlischt nach einem Jahr, wobei die Frist während eines Rechtsöffnungs- oder Gerichtsverfahrens stillsteht (Art. 88 Abs. 1 und 2 SchKG). Formular: Form. 4 des BJ oder Betreibungsschalter.

Was danach folgt, bestimmt das Betreibungsamt nach der Person des Schuldners (Art. 38 Abs. 3 SchKG). Im Handelsregister eingetragene Einzelfirmen, AG, GmbH, Genossenschaften und andere Gesellschaften unterliegen der Konkursbetreibung (Art. 39 Abs. 1 SchKG), alle übrigen Schuldner der Betreibung auf Pfändung (Art. 42 Abs. 1 SchKG).

Bei Pfändung pfändet das Amt unverzüglich (Art. 89 SchKG); die Verwertung beweglicher Sachen verlangen Sie frühestens einen Monat und spätestens ein Jahr nach der Pfändung (Art. 116 Abs. 1 SchKG). Bleibt ein Ausfall, erhalten Sie einen Verlustschein, der als Schuldanerkennung gilt und 20 Jahre nach Ausstellung verjährt (Art. 149 Abs. 2, Art. 149a Abs. 1 SchKG).

Bei Konkursbetreibung droht das Amt den Konkurs an (Art. 159 SchKG). Nach 20 Tagen können Sie beim Konkursgericht das Konkursbegehren stellen, spätestens 15 Monate nach Zustellung des Zahlungsbefehls (Art. 166 SchKG). Wer das Konkursbegehren stellt, haftet für die Kosten bis zur Einstellung mangels Aktiven oder bis zum Schuldenruf (Art. 169 SchKG). Rechnen Sie das gegen Ihre Chance auf eine Dividende. Erhält der Kunde eine Nachlassstundung, können Sie nicht mehr betreiben; was dann gilt, steht in Nachlassstundung und Nachlassvertrag: was Gläubiger tun müssen.

Forderungen verjähren grundsätzlich nach zehn Jahren, Forderungen aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf und einigen Berufen nach fünf Jahren (Art. 127 und 128 OR), jeweils ab Fälligkeit (Art. 130 Abs. 1 OR). Die Betreibung unterbricht die Verjährung (Art. 135 Ziff. 2 OR), und mit jedem Betreibungsakt beginnt sie neu (Art. 138 Abs. 2 OR). Auch eine Teilzahlung des Schuldners unterbricht sie (Art. 135 Ziff. 1 OR).

Beachten Sie die Betreibungsferien: sieben Tage vor und nach Ostern und Weihnachten sowie vom 15. bis 31. Juli finden keine Betreibungshandlungen statt (Art. 56 Abs. 1 Ziff. 2 SchKG), um Weihnachten 2026 also vom 18.12.2026 bis 01.01.2027. Fristen laufen weiter; endet eine in dieser Zeit, verlängert sie sich bis zum dritten Werktag danach (Art. 63 SchKG). Für Klagen vor Gericht, etwa die Aberkennungsklage, gelten statt der Betreibungsferien nur die Regeln der ZPO (Art. 56 Abs. 2 SchKG): Die Frist steht in den Gerichtsferien still, unter anderem vom 15. Juli bis 15. August und vom 18. Dezember bis 2. Januar (Art. 145 Abs. 1 ZPO). Im summarischen Verfahren, etwa bei der Rechtsöffnung, stehen Fristen nicht still (Art. 145 Abs. 2 Bst. b ZPO).

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Zahlungsbefehl zugestellt am Dienstag, 17.11.2026. Rechtsvorschlag bis Freitag, 27.11.2026. Fortsetzungsbegehren frühestens am 07.12.2026, Recht erlischt am 17.11.2027, Konkursbegehren spätestens am 17.02.2028, jeweils ohne Stillstand. Kommt die Pfändung nicht bis 17.12.2026 zustande, folgt sie wegen der Betreibungsferien erst im neuen Jahr. Uneinbringliche Forderungen berücksichtigen Sie im Abschluss, siehe Abschluss 2026: Delkredere; Zahlungseingänge planen Sie im 13-Wochen-Liquiditätsplan.

Die Forderung im Betreibungsbegehren ohne Zins und Grund nennen. Ohne Zinsfuss und Zinsbeginn fordern Sie in dieser Betreibung keinen Zins (Art. 67 Abs. 1 Ziff. 3 SchKG). Ohne Urkunde geben Sie den Grund der Forderung an (Ziff. 4).

Nach dem Rechtsvorschlag abwarten. Die Betreibung führt ohne Ihr Zutun nicht weiter, das Fortsetzungsrecht erlischt nach einem Jahr (Art. 88 Abs. 2 SchKG), und der Eintrag kann für Dritte verschwinden (Art. 8a Abs. 3 Bst. d SchKG).

Eine Schuldanerkennung mit Bedingungen formulieren. «Sofern die Mängel behoben sind» oder «vorbehaltlich der Schlussabrechnung» nimmt ihr die Wirkung als Titel (BGE 136 III 627 E. 2).

Das Konkursbegehren als Druckmittel stellen, ohne die Kosten zu rechnen. Sie haften für die Kosten bis zum Schuldenruf oder zur Einstellung mangels Aktiven (Art. 169 Abs. 1 SchKG).

Ziehen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt bei, wenn der Kunde die Forderung inhaltlich bestreitet und keine Schuldanerkennung vorliegt, wenn Sie eine Aberkennungsklage abwehren müssen oder wenn der Streitwert hoch ist. Fragen zur Zuständigkeit und zu Gebühren beantwortet das Betreibungsamt. Bei einem Schuldner im Ausland, bei Pfandrechten und bei Arrest brauchen Sie Fachleute. Wie Sie Abschreibungen und Delkredere verbuchen, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin.