Verwarnung statt Abmahnung: Regeln und Muster für Arbeitgeber in der Schweiz

Für wen

Leitung Personal, Geschäftsleitung und Linienvorgesetzte in KMU mit 10 bis 200 Mitarbeitenden, die ein Fehlverhalten beanstanden und eine spätere Kündigung absichern wollen; Studierende als Nachschlagewerk

Zeitbedarf

45 Minuten für Abklärung, Gespräch und Verwarnungsschreiben mit der Word-Vorlage, 15 Minuten für Zustellung und Ablage im Personaldossier

Rechtsgrundlage

Art. 321a, 321d, 328b, 335, 336, 336a, 337 und 337c OR (SR 220); Art. 8 ZGB (SR 210); Art. 6, 25 und 32 DSG (SR 235.1); BGE 127 III 153, 130 III 213, 132 III 115, 142 III 579; BGer 4C.117/2005, 4A_384/2014, 4A_206/2019, 4A_44/2021, 4A_189/2023; EDÖB, Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses; EDÖB, Leitfaden für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich (2014)

Stand

Oktober 2026

Die Verwarnung ist eine Erklärung des Arbeitgebers, mit der er ein bestimmtes Verhalten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers beanstandet und für den Wiederholungsfall eine Sanktion androht; das Bundesgericht unterscheidet dabei eine Rügefunktion und eine Warnfunktion (BGE 127 III 153 E. 1b). Das Obligationenrecht kennt keine Pflicht, vor einer Kündigung zu verwarnen (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2); rechtliche Bedeutung hat die Verwarnung vor allem als Voraussetzung einer fristlosen Kündigung wegen weniger schwerer Verfehlungen (BGE 142 III 579 E. 4.2).

«Ohne Abmahnung keine Kündigung.» Wer aus Deutschland kommt, kennt die Abmahnung als Schritt vor der verhaltensbedingten Kündigung. In der Schweiz kann ein unbefristetes Arbeitsverhältnis von jeder Partei gekündigt werden (Art. 335 Abs. 1 OR), und es bedarf grundsätzlich keiner besonderen Gründe (BGE 132 III 115 E. 2.1). Eine Pflicht zur Verwarnung gibt es nicht (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2).

«Abmahnung ist der falsche Begriff.» Das Wort ist nicht entscheidend. Das Bundesgericht spricht von «Verwarnung» und im selben Entscheid von «abgemahnt» (BGE 130 III 213 E. 3.1 und 3.2), auf Französisch von «avertissement». Entscheidend ist der Inhalt.

«Es braucht drei Abmahnungen.» Eine feste Zahl gibt es nicht. Massgebend sind Art, Schwere, Häufigkeit und Dauer der Verfehlungen und die Reaktion der Person auf frühere Verwarnungen (BGE 127 III 153 E. 1c).

«Eine Verwarnung gilt für alles.» Nein. Im Fall BGE 127 III 153 betraf die Verwarnung eine Arbeit für einen Dritten an einem freien Tag, die Kündigung aber die Weigerung, eine Fahrt zu übernehmen. Weil das neue Verhalten mit dem verwarnten nichts zu tun hatte, war die fristlose Kündigung ungerechtfertigt (E. 2b).

«Mit der Unterschrift anerkennt die Person den Vorwurf.» Eine Empfangsbestätigung belegt den Empfang, nicht die Richtigkeit. Lässt sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen, kann die betroffene Person einen Bestreitungsvermerk verlangen (Art. 32 Abs. 3 DSG).

Ordnen Sie das Verhalten zuerst ein. Die Arbeitnehmerin muss die Arbeit sorgfältig ausführen und die berechtigten Interessen des Arbeitgebers in guten Treuen wahren (Art. 321a Abs. 1 OR). Allgemeine Anordnungen und besondere Weisungen hat sie nach Treu und Glauben zu befolgen (Art. 321d Abs. 2 OR). Ohne Pflichtverletzung gibt es nichts zu verwarnen.

Ist die Verfehlung besonders schwer, kann der Arbeitgeber ohne Verwarnung fristlos kündigen (BGE 142 III 579 E. 4.2). Dann führen Sie das Verfahren nach dem Beitrag Fristlose Kündigung bei Verdacht: anhören, abklären, dann handeln und verlieren keine Zeit mit einer Verwarnung. Ist die Verfehlung weniger schwer, ist die Verwarnung der Schritt, der eine spätere fristlose Kündigung erst möglich macht.

Drei Fälle schliessen Sie aus. Eine unverschuldete Arbeitsverhinderung, etwa Krankheit, ist nie ein wichtiger Grund (Art. 337 Abs. 3 OR); verwarnen Sie also nicht für Abwesenheiten mit Arztzeugnis, sondern klären Sie Zweifel nach dem Beitrag Arztzeugnis anzweifeln. Verhalten, das Sie bisher geduldet haben, beanstanden Sie zuerst mit einer klaren Weisung für die Zukunft. Und fehlt eine Weisung, die das Verhalten verbietet, schaffen Sie sie: Im Fall BGE 130 III 213 war keine Weisung ersichtlich, die beanstandete Buchungen untersagt hätte (E. 3.2).

Eine gesetzliche Pflicht zur Anhörung vor einer Verwarnung gibt es nicht; das OR kennt nicht einmal vor einer Kündigung eine solche Pflicht (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2). Hören Sie trotzdem an. Wer Personendaten bearbeitet, muss sich über deren Richtigkeit vergewissern (Art. 6 Abs. 5 DSG), und eine Verwarnung, die auf einem falschen Sachverhalt beruht, trägt später keine Kündigung.

Halten Sie vor dem Gespräch fest, was Sie belegen können: Datum, Zeit, Ort, Beteiligte, Beleg (Zeiterfassung, E-Mail, Zeugin). Führen Sie das Gespräch zu zweit, eine Person schreibt die Gesprächsnotiz. Nennen Sie jeden Vorfall einzeln und nehmen Sie die Stellungnahme zu jedem Punkt auf. Fragen Sie nach Gründen, die das Verhalten erklären, etwa gesundheitliche oder familiäre Umstände, und nach entlastenden Hinweisen.

Geben Sie die Notiz zum Gegenlesen und setzen Sie eine kurze Frist für Ergänzungen. Ändert die Stellungnahme das Bild, verzichten Sie auf die Verwarnung oder passen Sie sie an. Bleibt es beim Vorwurf, folgt die Verwarnung schriftlich und zeitnah.

Beispiel der Redaktion (fiktiv): Ein Servicetechniker erscheint am 03.11., 10.11. und 17.11.2026 jeweils mehr als 30 Minuten zu spät, ohne sich zu melden. Die Zeiterfassung belegt die Zeiten. Gespräch am 18.11.2026, die Notiz geht am selben Tag an ihn, Ergänzungen bis 20.11.2026.

Die Verwarnung muss als solche erkennbar sein. Die Person muss daraus klar ersehen können, welches Verhalten nicht mehr geduldet wird (BGer 4C.117/2005 E. 3.2.3). Schreiben Sie deshalb drei Teile.

Vorfall. Konkret und belegbar: Datum, Zeit, Ort, was genau geschah, welche Pflicht oder Weisung verletzt ist. Keine Wertungen wie «unzuverlässig», keine Diagnosen, keine Vermutungen.

Erwartung. Was die Person ab sofort tun oder unterlassen soll, so genau, dass ein Verstoss feststellbar ist. Bei Verspätungen etwa: Arbeitsbeginn 07:30, Verhinderung vor Arbeitsbeginn telefonisch der Teamleitung melden.

Konsequenz. Die fristlose Kündigung muss nicht ausdrücklich angedroht werden. Es genügt, wenn sich aus Verwarnung und Umständen klar ergibt, dass eine fristlose und nicht nur eine ordentliche Kündigung droht (BGE 127 III 153 E. 1b). Unsere Empfehlung: Schreiben Sie es ausdrücklich, etwa «Wiederholt sich ein gleichartiges Verhalten, behalten wir uns die fristlose Kündigung vor». So muss später niemand die Umstände auslegen. Im Fall 4C.117/2005 musste das Bundesgericht aus den Umständen ableiten, dass die angedrohten Konsequenzen nur eine fristlose Auflösung bedeuten konnten (E. 3.4).

Vermeiden Sie Sammelverwarnungen für alles Mögliche. Eine Verwarnung pro Verhaltensbereich ist klarer (vgl. BGE 127 III 153 E. 2b).

Das Gesetz schreibt für die Verwarnung keine Form vor. Auch mündliche Verwarnungen können genügen: Im Fall 4C.117/2005 stellte die Vorinstanz gestützt auf zwei Zeugen fest, dass der Arbeitgeber den Servicemitarbeiter wegen Verspätungen mehrmals verwarnt hatte, und die fristlose Entlassung hielt (E. 3.3 und 3.4). Wer sich auf eine Verwarnung beruft, muss sie aber beweisen (Art. 8 ZGB). Deshalb gilt: schriftlich, datiert, unterschrieben, mit Nachweis des Empfangs.

So übergeben Sie:
– persönlich, im Anschluss an das Gespräch oder in einem kurzen Termin, mit Empfangsbestätigung auf der Kopie
– mit dem Hinweis, dass die Unterschrift nur den Empfang bestätigt und keine Zustimmung bedeutet
– bei Verweigerung der Unterschrift: auf der Kopie Datum, Zeit und Verweigerung notieren, von einer zweiten anwesenden Person mitunterzeichnen lassen
– ist die Person abwesend: per Einschreiben an die Wohnadresse, Kopie mit Sendungsnummer ablegen

Eine E-Mail ist möglich, der Empfang ist aber schwerer zu belegen. Verlangen Sie in diesem Fall eine Lesebestätigung durch Antwort.

Unterschreiben sollte, wer im Betrieb Personalentscheide trifft, am besten die vorgesetzte Person zusammen mit der Personalleitung. Bieten Sie an, dass die Person innert einer Frist schriftlich Stellung nehmen kann. Beispiel der Redaktion (fiktiv): Übergabe am 23.11.2026 um 08:00, Stellungnahme bis 03.12.2026.

Der Arbeitgeber darf Daten über die Arbeitnehmerin nur bearbeiten, soweit sie ihre Eignung betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR). Im Übrigen gilt das Datenschutzgesetz vom 25.09.2020. Die Bearbeitung muss verhältnismässig sein, Daten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 2 und 4 DSG).

Für das Personaldossier heisst das: Verwarnung, Gesprächsnotiz, Empfangsbestätigung und die Stellungnahme der Person gehören zusammen in das offizielle Dossier. Keine Kopien in Postfächern und Notizbüchern der Vorgesetzten. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) zählt Disziplinarmassnahmen wie die Verwarnung zum Inhalt des Personaldossiers; die Dossiers sind regelmässig auszusortieren (EDÖB, Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses). Inoffizielle Parallelakten hielt er schon im Leitfaden von 2014 für unzulässig, dort mit Triage in der Regel jedes zweite Jahr (Leitfaden 2014, Ziff. 3.2.1). Der Leitfaden stammt aus der Zeit des alten DSG; die Grundsätze decken sich mit Art. 6 DSG.

Die Person kann Auskunft über ihre Daten verlangen. Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos und wird in der Regel innert 30 Tagen erteilt (Art. 25 Abs. 1, 6 und 7 DSG). Bestreitet sie den Vorwurf, legen Sie ihre Stellungnahme zur Verwarnung. Eine feste Löschfrist für Verwarnungen nennt das Gesetz nicht. Legen Sie eine interne Regel fest und tragen Sie das Personaldossier im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten ein.

Wiederholt sich das verwarnte Verhalten, prüfen Sie drei Fragen. Erstens: Ist es gleichartig? Eine Verwarnung trägt nur die Kündigung wegen eines Verhaltens, das mit dem verwarnten zusammenhängt (BGE 127 III 153 E. 2b). Zweitens: Ist die Wiederholung belegt, wieder mit Datum, Zeit und Beleg? Drittens: Reagieren Sie ohne Verzug?

Die Schwere ergibt sich dann aus der Wiederholung. Das Bundesgericht spricht von relativer Schwere: Die Person verletzt ihre Pflichten weiter, obwohl sie gehörig verwarnt wurde (BGE 127 III 153 E. 1c). Im Fall 4C.117/2005 bestätigte das Bundesgericht die fristlose Entlassung eines Servicemitarbeiters, der trotz mehrerer Verwarnungen weiter zu spät kam; die letzte Ermahnung lag fünf Tage vor der Entlassung (E. 3.3 und 3.4). Im Fall BGE 130 III 213 fehlte die Verwarnung: Die fristlose Entlassung eines Geschäftsführers wegen einer leichten Treuepflichtverletzung war ungerechtfertigt (E. 3.2).

Entscheiden Sie sich für die fristlose Kündigung, bleiben nach Abschluss der Abklärung in der Regel zwei bis drei Arbeitstage Bedenkzeit (BGer 4A_206/2019 E. 4.2.2). Ist sie ungerechtfertigt, schuldet der Arbeitgeber den Lohn bis zum ordentlichen Ende und eine Entschädigung von höchstens sechs Monatslöhnen (Art. 337c Abs. 1 und 3 OR). Ist die neue Verfehlung anderer Art, verwarnen Sie erneut oder kündigen Sie ordentlich.

Vor einer ordentlichen Kündigung ist die Verwarnung keine Pflicht (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2). Sinnvoll ist sie trotzdem: Sie gibt der Person die Chance, das Verhalten zu ändern, und sie dokumentiert den sachlichen Grund, falls die Kündigung später als missbräuchlich angefochten wird. Missbräuchlich ist eine Kündigung etwa, weil die andere Partei nach Treu und Glauben Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend macht (Art. 336 Abs. 1 Bst. d OR). Die Entschädigung beträgt dann höchstens sechs Monatslöhne (Art. 336a Abs. 2 OR).

Bei älteren Mitarbeitenden mit langer Dienstzeit hat das Bundesgericht eine erhöhte Fürsorgepflicht angenommen: rechtzeitig über die beabsichtigte Kündigung informieren, anhören und nach Lösungen suchen (BGer 4A_384/2014 E. 4.2.2). Eine generelle Pflicht, vor jeder Kündigung zu verwarnen, folgt daraus nicht; im damaligen Fall hätte die Arbeitgeberin aber das Gespräch führen müssen (E. 5.2). Im Juni 2021 hat das Bundesgericht präzisiert, dass sich der Umfang dieser Pflicht nach den Umständen des Einzelfalls richtet (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2). In solchen Fällen ist eine Verwarnung mit Gespräch der sichere Weg.

Eine Verwarnung schliesst eine spätere ordentliche Kündigung nicht aus. Im Fall 4A_189/2023 kündigte eine Arbeitgeberin ordentlich, nachdem sie eine Mitarbeiterin wegen Alkohols am Arbeitsplatz verwarnt und kurz darauf die Trennungsabsicht mitgeteilt hatte. Das Bundesgericht fand das Vorgehen merkwürdig, die Kündigung aber nicht missbräuchlich (E. 5). Fristen und Sperrfristen der ordentlichen Kündigung finden Sie im Beitrag Kündigung Arbeitsvertrag Schweiz.

Für Verhalten verwarnen, das nie verboten war. Erst Weisung, dann Verwarnung (vgl. BGE 130 III 213 E. 3.2).

Die Konsequenz offen lassen. «Wir behalten uns Massnahmen vor» zwingt später zur Auslegung. Nennen Sie die fristlose Kündigung (BGE 127 III 153 E. 1b).

Mit einer alten Verwarnung eine neue, andere Verfehlung sanktionieren. Die Verfehlungen müssen zusammenhängen (BGE 127 III 153 E. 2b).

Nur mündlich verwarnen und nichts notieren. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber (Art. 8 ZGB).

Ziehen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht bei, wenn Sie nach einer Wiederholung fristlos kündigen wollen, wenn die betroffene Person älter ist und lange im Betrieb arbeitet, krank oder schwanger ist, wenn die Verfehlung eine mögliche Straftat oder Belästigung betrifft und wenn die Person die Verwarnung schriftlich bestreitet. Gilt ein Gesamtarbeitsvertrag oder ein Personalreglement mit eigenem Verfahren für Verwarnungen, prüfen Sie zuerst dieses.