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Verwarnung Muster: Vorlage für Arbeitgeber in der Schweiz (Word)

Das Word-Paket enthält ein Verwarnungsschreiben mit Vorfall, Erwartung und Konsequenz, eine Gesprächsnotiz, eine Empfangsbestätigung und eine Checkliste zur Verhältnismässigkeit. Es ist für Personalleitung, Geschäftsleitung und Vorgesetzte in Schweizer KMU, die ein Fehlverhalten beanstanden und eine spätere Kündigung absichern wollen.

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Word-Vorlage

Stand Oktober 2026 · Grundlage: Art. 321d, 328b und 337 OR, BGE 127 III 153, BGer 4C.117/2005, DSG · kostenlos, ohne Anmeldung

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Was in der Vorlage steckt

  • Die Anleitung erklärt in sechs Schritten, wie Sie einordnen, das Gespräch führen, die Verwarnung schreiben, übergeben, ablegen und nachverfolgen.
  • Die Tabelle «Regeln auf einen Blick» fasst acht Regeln mit Fundstellen aus OR, ZGB, DSG und der Rechtsprechung des Bundesgerichts zusammen.
  • Teil A ist das Verwarnungsschreiben als Brief mit Auswahl der Zustellart, den Abschnitten Vorfall, Gespräch, Erwartung, Konsequenz (Auswahlliste) sowie Stellungnahme und Ablage.
  • Am Ende des Briefs steht eine Empfangsbestätigung für die Kopie, die nur den Empfang und nicht die Richtigkeit bestätigt.
  • Teil B ist eine Gesprächsnotiz mit Rahmendaten, Auswahl Vertrauensperson, Tabelle für Vorfälle mit Beleg, Stellungnahme und entlastenden Hinweisen sowie einem Ergebnisteil mit Massnahme.
  • Teil C ist eine Empfangsbestätigung als Einzelblatt mit Vermerk bei verweigerter Unterschrift und Feldern für die Zustellung per Einschreiben.
  • Teil D ist eine Checkliste zur Verhältnismässigkeit mit zwölf Prüffragen, Kontrollkästchen und einem Entscheidfeld mit Auswahlliste.
  • Platzhalter in eckigen Klammern sind grau hinterlegt, Beispiele in den grauen Hinweisen sind als fiktive Beispiele der Redaktion markiert.

So setzen Sie die Vorlage ein

  1. Einordnen. Gehen Sie die Checkliste in Teil D durch. Ist die Verfehlung besonders schwer, prüfen Sie die fristlose Kündigung statt einer Verwarnung.
  2. Gespräch führen. Führen Sie das Gespräch zu zweit und halten Sie jeden Vorfall mit der Stellungnahme der Person in der Gesprächsnotiz fest.
  3. Verwarnung schreiben. Füllen Sie Teil A aus: Vorfall mit Datum und Beleg, Erwartung und ausdrücklich genannte Konsequenz.
  4. Übergeben und belegen. Übergeben Sie die Verwarnung persönlich mit Empfangsbestätigung oder per Einschreiben; bei verweigerter Unterschrift vermerkt eine zweite Person die Übergabe.
  5. Ablegen. Legen Sie Verwarnung, Notiz, Empfangsbestätigung und Stellungnahme zusammen im offiziellen Personaldossier ab.

Häufige Fehler

  • Die Konsequenz offen lassen: Die fristlose Kündigung muss sich klar aus Verwarnung und Umständen ergeben, nennen Sie sie deshalb ausdrücklich (BGE 127 III 153 E. 1b).
  • Mit einer alten Verwarnung eine Verfehlung anderer Art sanktionieren: Die spätere Verfehlung muss mit dem verwarnten Verhalten zusammenhängen (BGE 127 III 153 E. 2b).
  • Nur mündlich verwarnen und nichts festhalten: Wer sich auf die Verwarnung beruft, muss sie beweisen (Art. 8 ZGB).
AnleitungVerwarnung statt Abmahnung: Regeln und Muster für Arbeitgeber in der SchweizDie ganze Anleitung mit Fristen, Beispielen und Quellen.KI-SkillDie Vorlage mit KI ausfüllenLaden Sie den Skill oben herunter und fügen Sie ihn in Copilot, ChatGPT oder Claude hinzu. Er führt durch die Schritte und prüft nach Schweizer Regeln.WerkzeugeAlle VorlagenKostenlose Vorlagen und Rechner für Finanzen, Einkauf, IT, Personal, Vertrieb, Recht und Steuern.

Grundlage und Stand

Das OR kennt keine Pflicht, vor einer Kündigung zu verwarnen (BGer 4A_44/2021 E. 4.3.2). Vor einer fristlosen Kündigung wegen weniger schwerer Verfehlungen muss sich das Verhalten trotz Verwarnung wiederholt haben (BGE 142 III 579 E. 4.2); die Verwarnung muss als solche erkennbar sein (BGer 4C.117/2005 E. 3.2.3). Für das Personaldossier gelten Art. 328b OR und Art. 6 DSG; Stand Oktober 2026, Quellen abgerufen am 31.10. und 02.11.2026.

Die Vorlage ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Beispielwerte sind als Beispiel markiert.

Häufige Fragen

Inhaltlich keiner: Das Bundesgericht spricht meist von Verwarnung und verwendet auch «abgemahnt». Anders als in Deutschland ist sie vor einer ordentlichen Kündigung keine Pflicht. Nötig ist sie vor einer fristlosen Kündigung wegen weniger schwerer Verfehlungen; dann muss sich das Verhalten trotz Verwarnung wiederholt haben. Die Vorlage ist auf diesen Zweck ausgerichtet.

Der konkrete Vorfall mit Datum, Zeit und Beleg, die verletzte Pflicht oder Weisung, die Erwartung für die Zukunft und die Konsequenz bei Wiederholung. Die Verwarnung muss als solche erkennbar sein. Die fristlose Kündigung muss nicht ausdrücklich angedroht werden, die Vorlage nennt sie trotzdem, damit später niemand die Umstände auslegen muss.

Nein. Ihre Unterschrift bestätigt nur den Empfang, nicht die Richtigkeit. Verweigert sie die Unterschrift, vermerken Sie Datum, Zeit und Verweigerung und lassen eine zweite anwesende Person mitunterzeichnen; ist die Person abwesend, stellen Sie per Einschreiben zu. Beweisen muss die Verwarnung, wer sich darauf beruft (Art. 8 ZGB).