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Quellensteuer 2027: Checkliste Jahreswechsel Lohnsoftware (Excel)

Die Excel-Checkliste führt Sie mit Terminen und Verantwortlichen durch die Umstellung der Lohnsoftware auf die Quellensteuertarife 2027. Sie richtet sich an Payroll-Verantwortliche, HR- und Finanzleitungen sowie Treuhänderinnen und Treuhänder mit Lohnmandaten in Schweizer KMU.

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XLSX

Excel-Vorlage

Stand Oktober 2026 · Grundlage: ESTV-Rundschreiben Nr. 221, Recordformat ab 2027, Kreisschreiben Nr. 45 · kostenlos, ohne Anmeldung

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SKILL

KI-Skill

Der KI-Skill prüft Ihre Mitarbeitendenliste auf fehlende oder unplausible Tarifcodes und erstellt einen Massnahmenplan bis zum ersten Lohnlauf 2027. Für Microsoft 365 Copilot, ChatGPT und Claude.

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Was in der Vorlage steckt

  • Blatt «Anleitung» mit sieben Arbeitsschritten und einer Tabelle der wichtigsten Fristen und Zahlen mit Links zu ESTV, Kantonen Zürich und Tessin sowie Swissdec.
  • Blatt «Einstellungen» für Steuerjahr, ersten Lohnlauf, ELM-Version und Ihre Kantone mit Abrechnungsfrist und Bezugsprovision; eine Formel warnt, wenn für FR-Grenzgänger ELM 5.3 fehlt.
  • Blatt «Aufgaben» mit 17 vorbereiteten Aufgaben vom Anbieterkontakt bis zu den Korrekturen per 31. März, Terminvorschlag ab dem ersten Lohnlauf und Ampel für überfällige Punkte.
  • Blatt «Mitarbeitende» als Prüfliste für 100 Personen mit Dropdowns für Kanton, Status, Zivilstand, Kinder und Kirchensteuer und einem rechnerischen Vorschlag für den Tarifcode inklusive Tessiner Codes W bis Z.
  • Abgleich zwischen Vorschlag und Tarifcode in der Software mit Hinweisen wie «prüfen: Abweichung» oder «prüfen: Abzug entfernen».
  • Blatt «Import» als Protokoll pro Kanton mit automatisch gebildetem Dateinamen nach ESTV-Muster und Kontrolle des Importdatums.
  • Blatt «Testlauf» zum Vergleich der Quellensteuer laut Software mit dem Satz aus dem lesbaren Kantonstarif, mit Toleranz und Zusammenfassung.
  • Blatt «ELM» zur Fristenkontrolle pro Kanton und Periode mit Versanddatum und Quittung.

So setzen Sie die Vorlage ein

  1. Einstellungen erfassen. Tragen Sie Steuerjahr, Datum des ersten Lohnlaufs 2027, Software, ELM-Version und Ihre Kantone ein. Die Aufgabentermine rechnen sich daraus.
  2. Mitarbeitende prüfen. Erfassen Sie alle quellensteuerpflichtigen Personen mit Kanton, Zivilstand, Kindern und Kirchensteuer. Vergleichen Sie den Vorschlag mit dem Tarifcode in Ihrer Software.
  3. Tessiner Fälle klären. Ordnen Sie Personen mit Arbeitsort Tessin und Wohnsitz im Ausland den neuen Codes W, X, Y oder Z zu und lassen Sie Zweifelsfälle vom Kanton bestätigen.
  4. Tarife importieren und testen. Protokollieren Sie pro Kanton Dateidatum und Import der Tarifdateien 2027. Rechnen Sie den Januarlohn als Test und prüfen Sie Stichproben gegen den lesbaren Tarif.
  5. Übermitteln und abschliessen. Führen Sie die ELM-Übermittlungen mit Frist und Quittung im Blatt ELM. Erledigen Sie Korrekturen des Vorjahres im Kanton Zürich bis 31. März.

Häufige Fehler

  • Die Lohnsoftware wird nicht auf das Recordformat ab 2027 aktualisiert, sodass die Tessiner Codes W bis Z fehlen.
  • Der Abzug von CHF 264 pro Kind wird als Monatswert verstanden; laut ESTV-Rundschreiben Nr. 221 ist es ein Jahreswert des Bundes und steckt im Tarif.
  • Rückfallcodes A0Y oder C0Y bleiben stehen, obwohl die Person ihre Angaben inzwischen geliefert hat; Änderungen gelten ab Beginn des Folgemonats.
AnleitungQuellensteuer 2027 in der Lohnsoftware umstellen: Tarifdateien, Tessin, KinderabzugDie ganze Anleitung mit Fristen, Beispielen und Quellen.KI-SkillDie Vorlage mit KI ausfüllenLaden Sie den Skill oben herunter und fügen Sie ihn in Copilot, ChatGPT oder Claude hinzu. Er führt durch die Schritte und prüft nach Schweizer Regeln.WerkzeugeAlle VorlagenKostenlose Vorlagen und Rechner für Finanzen, Einkauf, IT, Personal, Vertrieb, Recht und Steuern.

Grundlage und Stand

Die Vorlage stützt sich auf das ESTV-Rundschreiben Nr. 221 «Quellensteuertarife 2027» vom 20.10.2026, das Recordformat der Quellensteuertarife ab 2027 vom 23.10.2026 und das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV. Fristen und Provisionen stammen aus den Angaben der Kantone Zürich und Tessin sowie von Swissdec, Stand Oktober 2026. Andere Kantone können abweichende Fristen und Sätze haben.

Die Vorlage ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Beispielwerte sind als Beispiel markiert.

Häufige Fragen

Die ESTV will die Tarifdateien für das Steuerjahr 2027 voraussichtlich im Dezember 2026 aufschalten. Die Kantone liefern nicht unbedingt gleichzeitig: Die Dateien 2026 erschienen zwischen dem 3. Dezember 2025 und dem 8. Januar 2026. Planen Sie Import und Testlohnlauf deshalb mit etwas Reserve vor dem ersten Lohnlauf ein und protokollieren Sie das Dateidatum.

Sie gelten ab 1. Januar 2027 nur im Kanton Tessin. Betroffen sind Quellensteuerpflichtige mit Wohnsitz im Ausland, die nicht unter das Grenzgängerabkommen Schweiz-Italien fallen. W entspricht den Voraussetzungen von Tarif A, X von B, Y von C und Z von H. Ihre Lohnsoftware muss dafür das Recordformat ab 2027 lesen können.

Der Tarifcode besteht aus drei Teilen: der Tarifgruppe, zum Beispiel A für Alleinstehende oder C für verheiratete Doppelverdiener, der Anzahl Kinder von 0 bis 9 und der Kirchensteuer mit Y oder N. C3N heisst also verheiratet, Doppelverdiener, drei Kinder, ohne Kirchensteuer. Fehlen verlässliche Angaben, gilt A0Y für Ledige und C0Y für Verheiratete.