Arbeitszeugnis schreiben: Pflichtinhalte, Formulierungen, Vorlage

Für wen

HR-Leitung und Linienvorgesetzte in Schweizer KMU, die Arbeitszeugnisse selbst verfassen

Zeitbedarf

90 Minuten für den ersten Entwurf eines Vollzeugnisses mit Vorlage

Rechtsgrundlage

Art. 330a OR, Art. 127 OR, Art. 41 OR, Art. 8 ZGB, Art. 113, 114, 197, 210 und 243 ZPO

Stand

Oktober 2026

Art. 330a OR kennt zwei Formen. Das Vollzeugnis äussert sich zu Art und Dauer der Anstellung sowie zu Leistung und Verhalten. Die Arbeitsbestätigung nennt nur Art und Dauer. Das Bundesgericht hält fest, dass ein Vollzeugnis beides beurteilen muss, Leistung und Verhalten. Ein einfaches Zeugnis stellen Sie nur aus, wenn die Person es ausdrücklich verlangt (BGE 129 III 177, E. 3.2). Eine Arbeitsbestätigung kann zusätzlich zum Vollzeugnis verlangt werden (Obergericht Zürich, RU180008, E. 3.3).

Weil der Anspruch «jederzeit» besteht, gehört das Zwischenzeugnis dazu (SECO). Üblich sind Anlässe wie ein Wechsel der vorgesetzten Person oder der Funktion. Eine Begründung braucht es nicht (Kanton Solothurn). Das Gesetz nennt keine Ausstellungsfrist. Der Kanton Bern stellt Zwischenzeugnisse innert 2 bis 3 Wochen aus (Personalamt BE).

Beispiel: Eine Sachbearbeiterin verlangt am 2. März ein Zwischenzeugnis, weil ihr Teamleiter geht. Planen Sie die Übergabe bis spätestens 23. März.

Schreiben Sie kein Zeugnis aus dem Gedächtnis. Legen Sie Stellenbeschreibung, Protokolle der Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und frühere Zwischenzeugnisse bereit. Wer im Streitfall eine Tatsache behauptet und daraus Rechte ableitet, muss sie beweisen (Art. 8 ZGB). Für Sie heisst das: Eine kritische Aussage ohne Notiz im Personaldossier lässt sich schwer verteidigen. Der Kanton Bern verlangt, dass negative Tatsachen «signifikant und vorher schriftlich festgehalten» sind (Personalamt BE).

Das Schlusszeugnis beurteilt die ganze Anstellungsdauer. Es verweist nicht auf frühere Zwischenzeugnisse, sondern fasst deren Einschätzungen zusammen (Personalamt BE). Prüfen Sie auch Absenzen. Längere Unterbrüche können ins Zeugnis gehören (siehe Schritt 5).

Beispiel: Sechs Jahre Anstellung, davon die letzten zwei als Teamleiter. Sie brauchen Unterlagen zu beiden Funktionen, nicht nur zur letzten.

Ein Vollzeugnis nennt nach dem SECO die Identität von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Beginn und Ende der Anstellung und die wichtigen Funktionen mit ihrer Dauer. Bewährt hat sich diese Reihenfolge (Personalamt BE):

1. Titel: «Arbeitszeugnis» oder «Zwischenzeugnis»
2. Personalien und Anstellungsdauer
3. Funktion und Aufgaben
4. Leistung
5. Verhalten
6. Austrittsgrund (nur falls angezeigt, siehe Schritt 5)
7. Schlussformel
8. Ort, Datum, Unterschriften

Formulieren Sie die Aufgaben in vier bis acht Punkten, die wichtigste zuerst. Nennen Sie Pensum und Funktionswechsel mit Datum. Das Schlusszeugnis steht in der Vergangenheit, das Zwischenzeugnis im Präsens. Bern und die Universität Basel empfehlen höchstens zwei Seiten (Personalamt BE, Universität Basel).

Beispiel für einen Aufgabenpunkt: «Disposition der Auslieferungen für rund 40 Kundinnen und Kunden im Raum Zürich».

Das Bundesgericht verlangt ein Zeugnis, das «grundsätzlich wahr und vollständig» und zugleich «wohlwollend formuliert» ist. Negative Tatsachen gehören hinein, wenn sie für die Gesamtbeurteilung erheblich sind (BGE 136 III 510, E. 4.1). Formulierung und Wortwahl liegen beim Arbeitgeber. Einen Anspruch auf eine bestimmte Formulierung gibt es nicht (BGE 144 II 345, E. 5.2.3).

Zu Zeugniscodes enthält das OR keine eigene Bestimmung. Das SECO nennt zweideutige Formulierungen und Zeugniscodes unzulässig. Das Bundesgericht spricht vom «Gebot der Klarheit» (BGE 144 II 345, E. 5.3.3). Der Kanton Bern wertet auch das «qualifizierte Schweigen» als Codierung: Was fehlt, liest der Empfänger als schlecht (Personalamt BE). Schreiben Sie deshalb die Wertung aus.

Die folgende Skala stammt aus Leitfäden der öffentlichen Hand (Kanton Solothurn, Universität Basel, Personalamt BE). Sie ist Praxis, kein Gesetz. Die Formulierungen sind Beispiele auf Basis dieser Leitfäden.

Für Stufe D empfiehlt Bern einschränkende Wörter wie «nicht immer» statt Wörtern wie «leider» oder «Problem» (Personalamt BE). Beschreiben Sie Verhalten, nicht Charakter.

Krankheit. Sie ist zu erwähnen, wenn sie Leistung oder Verhalten erheblich beeinflusst hat oder die Eignung für die Aufgaben in Frage stellte. Eine geheilte Krankheit ohne Einfluss «darf dagegen nicht erwähnt werden». Längere Unterbrüche nennen Sie, wenn sie im Verhältnis zur Vertragsdauer erheblich sind und sonst ein falscher Eindruck der Berufserfahrung entstünde (BGE 136 III 510, E. 4.1; BGE 144 II 345, E. 5.2.1). Eine Diagnose gehört nie ins Zeugnis (Personalamt BE).

Austrittsgrund. Er muss nicht im Zeugnis stehen (Personalamt BE). Wünscht die Person die Erwähnung, etwa bei einer Eigenkündigung, nehmen Sie ihn auf. Der Kanton Solothurn spricht dabei von einem Anspruch (Kanton Solothurn). Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber genügt zum Beispiel «Das Arbeitsverhältnis endete am 30. Juni 2026.»

Freistellung. Sie gehört nicht ins Zeugnis, weil sie weder Leistung noch Verhalten betrifft (Personalamt BE).

Einmalige Vorfälle. Sie prägen das Gesamtbild in der Regel nicht und bleiben draussen. Bei blossem Verdacht auf strafbares Verhalten ist Zurückhaltung geboten (Personalamt BE).

Die Schlussformel ist laut Kanton Solothurn «nicht unbedingt notwendig, jedoch wünschenswert» (Kanton Solothurn). Sie folgt der Gesamtbewertung: Bedauern und Dank für die «wertvolle Mitarbeit» bei sehr guter Leistung, Dank für die «gute Zusammenarbeit» bei guter, Dank für die Mitarbeit bei genügender (Universität Basel). Im Zwischenzeugnis nennen Sie den Anlass, etwa «Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Frau Muster ausgestellt.»

Das SECO verlangt die rechtsgültige Unterschrift des Arbeitgebers samt Ausstellungsdatum (SECO). Beim Schlusszeugnis ist das in der Regel der letzte Arbeitstag. Vor- und Rückdatierungen sind zu unterlassen (Personalamt BE). Bern empfiehlt zwei Unterschriften: die direkt vorgesetzte Person und HR. Legen Sie eine Kopie samt Grundlagen ab. Berichtigungsansprüche können bis zehn Jahre nach Austritt kommen (BGE 147 III 78).

Ist eine Person mit dem Zeugnis nicht einverstanden, kann sie auf Berichtigung klagen oder eine Arbeitsbestätigung verlangen (BGE 129 III 177, E. 3.3). Prüfen Sie jedes Begehren an Ihren Unterlagen. Übernehmen Sie berechtigte Korrekturen schriftlich und rasch.

Kommt es zum Streit, geht dem Gericht in der Regel ein Schlichtungsversuch voraus (Art. 197 ZPO). Ein Zeugnisstreit gilt als vermögensrechtlich (BGE 116 II 379). Bis zu einem Streitwert von CHF 30'000 erhebt die Schlichtungsbehörde keine Gerichtskosten (Art. 113 Abs. 2 lit. d ZPO), ebenso das Gericht (Art. 114 lit. c ZPO). Bis CHF 10'000 kann die Schlichtungsbehörde einen Urteilsvorschlag machen (Kanton Zug). Für Mitarbeitende ist der Weg also günstig.

Ein geschöntes Zeugnis ist kein Ausweg. Das Bundesgericht hat einen Arbeitgeber und seinen Verwaltungsrat nach Art. 41 OR haften lassen. Sie hatten in Zeugnissen eine Veruntreuung verschleiert, und der Mitarbeiter veruntreute beim neuen Arbeitgeber erneut. Bestätigt wurde ein Schadenersatz von 150'000 Franken (BGE 101 II 69).

• Nur die Leistung beurteilen. Ein Vollzeugnis ohne Verhalten ist unvollständig (BGE 129 III 177).
• Codes statt Klartext. Wer «zufrieden» schreibt und «mittelmässig» meint, riskiert Missverständnisse und verletzt das Klarheitsgebot (SECO).
• Unbelegte Kritik. Eine negative Aussage ohne Notiz im Dossier ist im Streitfall schwer zu halten.
• Geschönte Zeugnisse bei Fehlverhalten. Ein bewusst falsches Zeugnis kann gegenüber dem nächsten Arbeitgeber haftbar machen (BGE 101 II 69).
• Verweis auf Zwischenzeugnisse. Das Schlusszeugnis muss für sich allein stehen.
• Rückdatieren. Das Datum muss stimmen, auch wenn das Zeugnis verspätet kommt.

Bei strafrechtlich relevanten Vorfällen, Belästigung oder einem laufenden Verfahren klären Sie die Formulierung vor der Ausstellung mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Arbeitsrecht. Dasselbe gilt, wenn bereits ein Schlichtungsgesuch eingegangen ist. Für Standardfälle reichen Vorlage und Gesprächsprotokolle, eine Rückfrage beim Arbeitgeberverband kann zusätzlich helfen.